DE 15 VIGTIGSTE KONTORFUNKTIONER, DU MESTRER - JOB - 2025

De kontorfunktioner, det dominerer, er de administrative aktiviteter, der udføres af personalet i en virksomhed, organisation eller institution, og som er nødvendige for driften af ​​det samme. Hvis det gøres effektivt, vil resultaterne normalt være meget bedre, end hvis de gøres dårligt.

Kontorarbejde har normalt en almindelig mandag til fredag, der starter kl. 8 eller 9 og varer indtil kl. 16.00, selvom dette varierer efter land eller region.

De fleste kontorjob kræver grundlæggende færdigheder som: flydende oral kommunikation, evnen til at skrive, arkivere og en vis erfaring med kontorudstyr såsom computere, kopimaskiner osv.

Afhængigt af niveauet for den påtænkte stilling eller ansvar kræver det, at personen har en teknisk, universitets- eller fjerde uddannelse.

De vigtigste kontorfunktioner, du mestrer

1- Planlægning

Dette er den første og vigtigste af opgaverne, da den består i at definere, hvordan organisatoriske metoder og strukturer kan bidrage til forretningsplanen.

Der er teknologiske værktøjer, der hjælper disse metoder til senere at blive specificeret i opgaver, der distribueres blandt teammedlemmer, men kun god planlægning kan garantere, at alt ender med at bidrage til forretningsmålet.

Generel planlægning kræver en klar forretningsvision og et vist hierarkisk niveau inden for virksomheden, men hvert teammedlem skal planlægge deres arbejde, så de kan opfylde de fastlagte mål og frister.

2- Transkription og / eller rapportskrivning

En opgave, der dagligt besætter tid for dem, der arbejder på et kontor, er skrivning, i ethvert medium, af rapporter, der understøtter eller detaljerer deres funktioner, eller som tjener til at forklare resten af ​​deres kolleger detaljerne (baggrund, fremskridt, resultater, fordele og ulemper). ulemper osv.) af et bestemt projekt.

Disse dokumenter tjener også som en oversigt over aktiviteten i den organisation, som kontoret tilhører, til fremtidige revisioner eller anmeldelser.

3- Deltag i møder

Det er møder mellem medlemmerne af et arbejdsteam, hvor ideer udveksles om igangværende projekter, nye forslag præsenteres, præsentationer, rapporter eller rapporter deles.

Normalt har de som mål at tilpasse alle tilstedeværende mod at nå et fælles mål, tildele roller, opgaver og frister til hver enkelt. De tjener også til at løse problemer, der kan være opstået i udførelsen af ​​opgaver.

De har normalt en meget defineret frekvens, varighed og dynamik. Ligeledes registreres det, der diskuteres i dem, normalt i minutter eller minutter til arkivering.

Nogle organisationer afholder møder dagligt, andre flere dage om ugen, andre hver anden uge og endnu andre månedligt. Hyppigheden af ​​møderne afhænger af hver virksomhed og dens behov.

4 - Planlæg møder

Det handler om at koordinere dagsordenen for alle mennesker, der skal være på et møde på en sådan måde, at de formår at falde sammen på et bestemt sted og tidspunkt.

Det kan være en skræmmende opgave, så det kan være en god ide at stole på teknologi. Der er applikationer, såsom ScheduleOnce, der giver dig mulighed for automatisk at planlægge møder, der giver inviterede mulighed for at se tilgængelige datoer og vælge et tidspunkt, der er praktisk for dem.

5- Kontroller virksomhedens e-mail

Det er en opgave, der kan tage lang tid. En Adobe-rapport, der blev offentliggjort i 2016, resultatet af en selvadministreret undersøgelse af mere end 1.000 arbejdstagere, afslører, at vi bruger et gennemsnit på 20,5 timer hver uge på at kontrollere vores arbejds-e-mail.

Klassificering, læsning og besvarelse af e-mails er en meget almindelig form for kommunikation og tillader udveksling af filer og indtryk relateret til et projekt eller en organisatorisk proces.

Selvom virksomheder konstant søger efter mere effektive måder at administrere e-mails på, er der også applikationer som Gmail's Smart Labels til dette.

En anden måde at strømline denne opgave på er at inkorporere standard e-mail skabeloner eller tekster, der kan sendes med minimale ændringer til forskellige modtagere og til forskellige tidspunkter.

6- Økonomistyring

I denne opgave skal det garanteres, at penge opfylder deres livscyklus ved køb og salg af produkter og tjenester; har alle fakturaer indsendt, bogført, betalt og sendt. Der er selvfølgelig kontorer, der kun gør dette.

Denne aktivitet inkluderer også at holde finansielle konti og juridiske dokumenter opdateret, så der ikke er problemer med de juridiske rammer, der vedrører den pågældende organisation.

7- Logistik

Denne funktion sikrer, at alle varer, der er relateret til virksomhedens arbejde, transporteres til og fra lager og kunder. Det inkluderer også samarbejde med leverandører for at få råvarer til fremstilling af nye produkter.

Målet med denne funktion er at garantere, at virksomheden har alt det, der er nødvendigt for at holde produktionen af ​​den vare eller den service, som det kommercialiseres, i gang.

8- Ring opmærksomhed

På et kontor er det også nødvendigt at besvare telefonen, da det er et middel til kommunikation med klienter, leverandører og blandt medarbejderne selv.

Selvom det ser ud til at være en simpel opgave, kræver det en bestemt protokol, da det kan være den stemme, som nogen uden for virksomheden forbinder med dets image. Derfor er det vigtigt, at høflighedsreglerne overholdes, en institutionel tone opretholdes, lydstyrken og det anvendte ordforråd er moderat.

Et andet vigtigt stykke information, som undertiden overses, når du udfører denne funktion, er at nedskrive så mange data som muligt om personen på den anden side af telefonen; Dette vil fodre virksomhedens kontaktdatabase og give dig mulighed for korrekt at følge op på det spørgsmål, der er diskuteret under telefonsamtalen.

9- Filorganisation

De fleste af de opgaver, der udføres på et kontor, genererer nogle dokumenter: fakturaer, notater, referater, minutter, salgsrapporter osv.

I digital eller på papir er det en mængde information, der kræver, at nogen er ansvarlig for katalogisering, arkivering og beskyttelse af den i henhold til dens vigtighedsniveau for virksomheden.

Netop dette sidste punkt, beskyttelsen af ​​information, er et spørgsmål, der er blevet en hovedpine for mange organisationer, hvorfor der stadig opstår flere værktøjer, protokoller og procedurer, der sikrer sikkerhed i filen og transmission af data. følsomme data i en organisation.

I nogle tilfælde bruges eksterne harddiske, mens der i andre er specielle servere til disse tilfælde eller lagerplatforme i "skyen", såsom Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud.

10- Distribution af selskabets post

En opgave, der til trods for ikke kræver en meget høj akademisk uddannelse, kræver god organisation, ansvar og en følelse af presserende karakter, er distribution af korrespondance på kontoret.

En skitse af et design, det kreditkort, der er sendt af banken, fakturaer fra en leverandør eller svarbrevet fra en statlig enhed, er nogle af de dokumenter, som enhver medarbejder kan vente på, og som mange andre processer inden for af virksomheden.

11- Kundeservice

Denne funktion består af fysisk betjening af kunder med spørgsmål eller klager over de produkter eller tjenester, der tilbydes af virksomheden.

12- Udskrivning og kopiering af dokumenter

Det består af at udskrive de dokumenter, der skal opbevares fysisk eller at kopiere dem, der skal opbevares i duplikat eller leveres til virksomhedens ansatte.

13 - Kandidatsamtaler

Dette er en af ​​opgaverne i personalevalgsprocessen. De kan udføres individuelt eller i grupper, det vil sige med fokus på en enkelt kandidat eller på flere.

14- Køb af forsyninger og kontorartikler

Kontorartikler er vigtige for dens effektivitet. Papirvarer, printerblæk, emballering eller papir skal altid være tilgængelige, så der skal være nogen, der er ansvarlig for deres styring.

15- Administrative funktioner

Administrative procedurer er vigtige for, at en virksomhed kan opretholde stabilitet og være i stand til at opnå forretningssucces. At være opmærksom på juridiske problemer, papirarbejde og andre bureaukratiske ordninger er nogle af disse funktioner.

Referencer

1. Audra Bianca (s / f). Kontororganisation og tip til planlægning. Gendannes fra: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kontoropgaver, du kan og bør automatisere. Gendannes fra: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hvor mange timer i dit liv har du spildt med arbejds-e-mail? Prøv vores deprimerende lommeregner. Gendannes fra: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Liste over job, der arbejder på et kontor. Gendannes fra: work.chron.com.
5. Hvad gør en kontorassistent? Gendannet fra learning.org.
6. Hvad præcist gør folk i kontorjob. Gendannes fra: reddit.com.