- De syv hovedfunktioner hos en administrativ assistent
- 1- Dokumenthåndtering
- 2- Begivenhedsplanlægning
- 3 - Personlig opmærksomhed på brugere og besøgende
- 4- Telefon og virtuel opmærksomhed
- 5- Administration af dagsordener
- 6- Regnskab
- 7- Teknologisk ledelse
- Referencer
De funktioner af administrativ assistent er opgaver for bistand og akkompagnement til de normale aktiviteter, at en virksomhed udvikler. Derfor er de vigtige for en effektiv drift af det samme.
Disse aktiviteter varierer normalt alt efter forretningsområdet for det firma, de arbejder i. F.eks. I specialiserede kontorer som advokatfirmaer har assistenter normalt en særlig uddannelse til at udføre visse aktiviteter.
Der er dog funktioner, der er fælles for alle områder, der normalt drejer sig om distribution og styring af information på kontoret. Dette inkluderer administrering af dokumenter, arkiver og organisering af begivenheder.
Men disse aktiviteter kan blive meget mere omfattende. Under nogle lejligheder skal administrative assistenter også sørge for at behandle regnskabsoplysninger og endda garantere driften af virksomhedens teknologiske ressourcer.
De syv hovedfunktioner hos en administrativ assistent
1- Dokumenthåndtering
En af hovedfunktionerne for en administrativ assistent er at hjælpe kontormedlemmer med dokument- og filhåndtering.
Normalt er denne opgave relateret til lagring, organisering og styring af filer.
Ved visse lejligheder kan det dog også være nødvendigt for dem at skrive, redigere og gennemgå dokumenter.
I nogle virksomheder bliver de endda bedt om at tage diktering af breve eller notater og registrere protokollen fra de møder, der finder sted.
I nogle tilfælde, for eksempel når det kommer til et advokatfirma, kræves specialuddannelse for at være i stand til at udføre disse funktioner: den administrative assistent bliver nødt til at forstå terminologien og juridiske procedurer.
På den anden side har administrative assistenter, der arbejder inden for det medicinske felt, brug for forskellige færdigheder. De skal have den nødvendige træning i behandling af patienter og læse medicinske rapporter.
2- Begivenhedsplanlægning
Kontorarrangementplanlægning er også ofte de administrative assistenters ansvar. Størrelsen på dette ansvar kan variere alt efter virksomhedens størrelse.
En begivenhed kan simpelthen være et møde eller forretnings frokost, men det kan også være en større konference eller firmafest.
I begge tilfælde skal deltageren administrere alle kriterier, der er relateret til begivenheden.
Dette inkluderer at kontakte leverandører, foretage reservationer, vælge menuer og indretning. Men det inkluderer også at kontakte, invitere og bekræfte deltagere, talere og undervisere, hvis dette er nødvendigt.
3 - Personlig opmærksomhed på brugere og besøgende
Kundeservice er normalt en af de mest almindelige opgaver for administrative assistenter. Det publikum, som opmærksomheden er rettet mod, afhænger altid af virksomhedens størrelse og dens forretningsorientering.
For små virksomheder, der betjener offentligheden direkte, kan det være nødvendigt, at den administrative assistent møder kunder.
Når dette sker, er deres arbejde rettet mod at vejlede og betjene dem under deres passage gennem virksomhedens faciliteter.
I større virksomheder er den administrative assistent nødt til at deltage i besøgende af en anden art, såsom partnere eller store leverandører.
I dette tilfælde vil deres mission være at vejlede dem i udførelsen af deres dagsorden og møder med ledelsen eller andre områder af virksomheden.
4- Telefon og virtuel opmærksomhed
Kategorien af kundeservice inkluderer telefonisk og virtuel assistance. I tilfælde af telefonassistance indgår orientering af klienter og partnere samt organisering og administration af dagsordener.
Når det kommer til virtuel opmærksomhed, afhænger opgaverne af de kanaler, virksomheden leverer til kundeservice eller informationsstyring.
I nogle tilfælde involverer det håndtering af e-mail, besvarelse, videresendelse eller arkivering af meddelelser efter behov.
I andre tilfælde, når de virtuelle kommunikationskanaler er mere forskellige, kan andre opgaver inkluderes, såsom at være opmærksomme på offentligheden gennem chatsystemer eller endda besvare spørgsmål gennem virksomhedens sociale netværk.
I store virksomheder er det sædvanligt, at der er personale, der er specifikt fokuseret på at tage sig af disse kommunikationskanaler. Når virksomheder er små, overlades denne opgave ofte til administrative assistenter.
5- Administration af dagsordener
Håndtering af dagsordener er ofte en af de vigtigste opgaver for administrative assistenter.
Dette ansvar inkluderer modtagelse af anmodninger om aftaler og møder pr. Telefon, personligt eller online, og organisering af dem på dagsordenen efter definerede kriterier.
Det inkluderer også planlægning af møder i og uden for virksomheden, arbejdsluncher og forretningsrejser.
I sidstnævnte tilfælde er det også assistentens ansvar at booke fly, hoteller, restauranter eller mødelokaler efter behov.
6- Regnskab
Administrative assistenter er undertiden ansvarlige for overvågning og registrering af udgifter, der opstår i virksomheden. Disse opgaver kan være enkle, ligesom registrering af visse udgifter på et regneark.
I nogle tilfælde skal assistenten have træning til udvikling af mere komplekse opgaver. F.eks. Kan dit ansvar omfatte rapportering af regnskab til ledelsen.
Normalt afhænger dette af virksomhedens størrelse. En stor virksomhed har normalt mere specialiserede roller; i disse styres regnskabsoplysningerne af en person, der er ansat til dette formål.
Imidlertid er en af de grundlæggende færdigheder for enhver administrativ assistent mestring af kontors regnskabssoftware, såsom Microsoft Excel.
7- Teknologisk ledelse
Forvaltningen af teknologiske ressourcer er også en del af de administrative assistenters funktioner. I denne forstand er dit ansvar at sikre, at alle de nødvendige værktøjer til driften af virksomheden fungerer godt.
Dette inkluderer at lave sikkerhedskopier af informationerne indeholdt i computerudstyr og opdatering af antivirus, blandt andre opgaver.
På den anden side inkluderer det styring af udstyr såsom projektorer og laptops.
Det indebærer også revision og vedligeholdelse af det udstyr, der er nødvendigt for den normale udvikling af de aktiviteter, der er under dets ansvar.
Det betyder ikke, at den administrative assistent skal have teknisk viden. Dets arbejde består specifikt i at ansætte teknisk personale til periodisk at udføre vedligeholdelse af udstyret for at undgå tilbageslag.
Referencer
- Bucky, J. (2017). Arbejdsopgaver for eksekutivsekretærer og administrative assistenter. Gendannes fra: thebalance.com
- Karrierebygger. (2016). Arbejder som administrativ assistent - Et fremragende valg for generalister. Gendannes fra: careerbuilder.com
- Pffefer, J. (2016). Hvad gør en medicinsk administrativ assistent? Gendannes fra: rasmussen.edu
- Study.com. (SF). Pligter for en administrativ assistent. Gendannes fra: study.com