HVAD ER EN INSTRUKTION TIL? VIGTIGSTE ANVENDELSER - KULTURORDFORRÅD - 2025

De instruktioner benyttes til at illustrere nyttige oplysninger om, hvordan man bruger en enhed eller hvordan man samler et objekt. De kan endda indeholde instruktioner om, hvordan man organiserer eller driver en virksomhed.

Disse tekster er guider, der instruerer eller fortæller, hvordan man gør noget specielt. De er vigtige, fordi de tillader mere effektivitet og reducerer risici forbundet med produkterne.

For eksempel, når du følger trinene eller instruktionerne i en brugermanual, har du mindre risiko for at beskadige et apparat. Desuden kan genstande samles korrekt og på kortere tid.

Hvad angår instruktioner i virksomheder, er de vigtige, da de demonstrerer den rigtige måde, hvorpå den skal håndteres.

Disse tekster er nyttige, fordi de kan hjælpe med at løse problemer i organisationen ved at illustrere de trin, der skal følges for at løse problemer.

Uanset hvordan de er skrevet eller deres særlige formål, er instruktionerne altid meget organiserede guider og skal være lette at forstå.

Dette skyldes, at formålet med en manual er at fortælle nogen den rigtige måde at udføre en handling på.

De 6 vigtigste anvendelser af en instruktion

1- For at begrænse det juridiske ansvar

Dette er vigtigt, da nogle produkter kan forårsage alvorlig personskade eller endda død, hvis de bruges forkert.

Det er nødvendigt at følge en instruktion, især inden for tekniske områder, såsom ved håndtering af højspændingsudstyr, lasere og andre intense lyskilder, mekaniske værktøjer og varme- og brandgenererende udstyr.

Placering af passende information i en brugsanvisning kan advare brugeren om mulige farer.

Ud over at tage sig af mennesker kan producenten beskytte sig mod alvorlige juridiske konsekvenser, da advarslen er skriftlig.

I disse tilfælde skal advarselsetiketterne placeres på klart synlige steder på produktet.

2- For at forklare, hvordan man udfører en aktivitet

Dette kan manifestere sig på mange måder på forskellige områder: fra instruktionsmanualer inden for virksomheder, der angiver deres politikker, til brugermanualer, der forklarer, hvordan man konfigurerer en enhed.

På den ene side skal en virksomheds instruktionsmanual angive, hvilken politik der skal følges ved bestemte lejligheder, og hvorfor den eksisterer, mens proceduremæssige instruktioner kan illustrere, hvordan man udfører en aktivitet i forbindelse med nævnte politik.

For eksempel kan en virksomhed have en brugsanvisning til korrekt rapportering af en hændelse med seksuel chikane eller diskrimination på arbejdspladsen. Det er også nyttigt for en virksomhed at have en instruktionsmanual til de forskellige aktiviteter, der udføres der.

Hvis en ny medarbejder ansættes, kan de få en skriftlig guide med deres jobinstruktioner, så de lærer deres job hurtigere.

Et andet eksempel kan omfatte ingeniører, der har behov for at gøre sig bekendt med ukendte aspekter af produktlinjer; De kan bruge en manual, der forklarer disse funktioner.

Når brugerdokumentation er passende, kan det skabe en skånsom og effektiv måde for medarbejderne at indhente, hvilket gør virksomheden bedre.

På den anden side er brugermanualer nyttige til at hjælpe kunder med at samle eller bruge produkter, som de ikke er bekendt med.

Instruktionerne tillader, at produktet samles eller bruges på den rigtige måde, uden at kunden behøver at ty til en ekspert eller til det samme firma, hvor det blev købt.

3- Sådan opretter du standardretningslinjer

Dette betyder, at alle ansatte i en virksomhed måske kender virksomhedens regler, og hvordan de skal overholde dem.

En instruktionsmanual gør det også muligt for medarbejderne at lære om de processer, der udføres af virksomheden.

At have reglerne skriftligt, så alle kan få adgang til dem, giver medarbejderne mulighed for at gennemgå dem.

Som et resultat er arbejdsmiljøet mere retfærdigt, fordi alle er ansvarlige for den viden, de får.

4- For at spare tid

Hvis der er en tilgængelig tutorial for virksomhedsansatte, kan de gennemgå det, når de er i tvivl. På lang sigt sparer dette alle involverede tid.

I stedet for at spilde tid på at besvare disse spørgsmål, kan svarene blive slået op i manualen, så medarbejderne er ansvarlige for deres egen viden.

Instruktionerne hjælper også med at spare tid ved salg. Jo tydeligere manualen er, jo mindre tid bruger sælgeren på at forklare kunden, hvordan man bruger enheden eller viser dem alle anvendelser af dens funktioner.

For at opnå en god instruktion, der sparer tid, har du brug for en god teknisk forfatter.

Det er muligt at skabe en god tutorial, hvis forfatteren forsøger at tænke som klienten for at få en bedre idé om de eventuelle tvivl, der måtte opstå, eller hvis det gøres af en tredjepart, der kan tilbyde et objektivt perspektiv.

5- At afspejle et positivt billede

Teknisk dokumentation er en afspejling af, hvordan kunden behandles. Et firma ønsker ikke, at kunden skal forvirre, forstyrre eller tænke, at produkterne er spild af tid, fordi de er ubrugelige.

Nogle gange tillader tekniske dokumenter kunden at forholde sig til et produkt på kort tid, hvilket gør skaberne glade og kultiverer en god holdning til virksomheden.

Dette giver et større samarbejde mellem de involverede og skaber vellykkede kundevurderinger.

Hvis en virksomhed ønsker at demonstrere ethvert positivt aspekt af sit produkt, er det nødvendigt at udvikle en god instruktion, der illustrerer disse detaljer.

Brugere bemærker, hvis instruktionerne for et bestemt produkt eller firma er dårlige eller ikke findes.

I dag er mennesker nødt til at absorbere information så effektivt som muligt, så mangel på kvalitetsdokumentation kan have skadelige konsekvenser for en virksomhed.

6- For at forklare, hvordan man vedligeholder eller reparerer udstyr

Instruktionerne skal fungere som en vejledning, der har instruktioner til vedligeholdelse og reparation af udstyret i tilfælde af skade.

For eksempel kan en fabrik have en service- og vedligeholdelsesmanual til sine transportbånd, en computermanual indeholder muligvis, hvad de skal gøre, hvis skærmen fryser, og telefonens instruktioner fortæller dig muligvis, hvordan du rengør den.

Referencer

1. Instruktive tekster (2011). Gendannes fra bbc.co.uk
2. Formål, indhold og struktur i manualer. Gendannes fra study.com
3. Hvad er formålet med en brugervejledning? Gendannes fra science.blurit.com
4. Bruger manual. Gendannes fra collinsdictionary.com
5. Benyt dig af en god brugermanual. Gendannet fra technicalwriting.eu
6. Glem ikke denne manual! Gendannes fra streetdirectory.com
7. Kontorhåndbøger: betydning og formål. Gendannes fra study.com