GENEREL FOND: FUNKTIONER, POLITIKKER OG FORVALTNING - DUDAS - 2025

Det generelle kasseapparat er en udlejningsenhed, hvor alle kontantmodtagelses- og betalingstransaktioner opbevares, inklusive bankindskud og udbetalinger. Det er den vigtigste butik med information relateret til et selskabs kontanter.

Virksomheder deler generelle kontanter i to segmenter: kontantudbetalingsdagbogen, hvor alle kontante betalinger registreres, såsom driftsudgifter og betalinger, og kontantindtægtsdagbogen, hvor alle kontantindtægter registreres. såsom kontantsalg og tilgodehavender.

Kilde: pixabay.com

En virksomhed bruger det generelle felt til at holde styr på de forskellige kontantindtægter og betalinger, der rejser gennem en virksomhed.

Oplysningerne i det generelle kasseapparat registreres periodisk i hovedbogen. Det sammenlignes rutinemæssigt med bankens poster gennem en bankafstemning for at sikre, at oplysningerne i bogen er korrekte.

Hvis det ikke er korrekt, foretages der en justeringsindgang for at bringe den generelle boks i overensstemmelse med bankoplysningerne.

Funktioner i det generelle kasseapparat

De økonomiske aktiviteter i enhver virksomhed involverer en regelmæssig tilstrømning og udstrømning af kontanter og likvider. Den generelle fond hjælper ledelsen i en virksomhed med at bestemme, hvor mange penge virksomheden har til enhver tid.

Med disse oplysninger kan virksomheden vise sin pengestrømsopgørelse til långivere og således sikre, at den effektivt imødekommer den konkurrenceprægede udfordring.

Pengestrømmen fokuserer på de penge, virksomheden bruger på investerings-, drifts- og finansieringsaktiviteter.

I virksomheder, der håndterer et stort antal kontantdebitering og kredittransaktioner, erstatter boksen generelt en separat kontantkonto i virksomhedens hovedbok.

Virksomheder med færre kontantbetalinger og kvitteringer kræver muligvis ikke en almindelig kasserer og vælger kun at bruge en kontantkonto.

Regnskabspost

Det generelle felt bruges til at registrere kvitteringer og kontante betalinger. Den fungerer som hjælpebog.

Poster relateret til kontantmodtagelse og betaling bogføres først på det generelle kasseapparat og derefter bogføres på de tilsvarende hovedbokskonti.

De generelle kontanter er også en erstatning for kontantkontoen i hovedbogen. Hvis en generel boks opretholdes korrekt, er det ikke nødvendigt at åbne en kontantkonto i hovedbogen.

Der er mange grunde til, at et firma kan registrere transaktioner ved hjælp af en generel boks snarere end en kontantkonto.

- Daglige kontantsaldoer er nemme at få adgang til.

- Fejl kan let opdages gennem verifikation.

- Indgangene holdes opdaterede, fordi saldoen kontrolleres dagligt.

Politikker

I forretningsmæssig sammenhæng vedtages sikre kontante politikker, især dem, der er forbundet med kontrol af de generelle kontanter, for at tilskynde til nøjagtig rapportering og forhindre tyveri af aktiver.

Hold penge modtaget adskilt fra penge til betalinger

Modtagne penge må aldrig placeres i små kontanter. Det vil forårsage fejl og forvirring i regnskabsregistret.

Alle penge, der kommer ind i virksomheden, skal omgående deponeres i banken og indføres i posterne, før de udbetales igen. Ellers kan det være forvirrende, når man afstemmer kontantbeholdningen.

Giv kvitteringer for modtagne penge

Korrekt udstedelse af kvittering hjælper med at beskytte virksomheden mod, at nogen sætter kontanter i stedet for at deponere den. Kvitteringer skal fornummereres med duplikat.

Få kvitteringer for betalte penge

Nogle gange er det muligvis ikke muligt at få kvitteringer. For eksempel når du køber varer på et marked.

I dette tilfælde skal omkostningerne ved hver transaktion noteres øjeblikkeligt for ikke at glemme beløbene. De kan derefter overføres til en kontant kvittering, som en manager kan godkende.

Sæt kontant ind i banken

At have penge på kontoret er fristende. Mange gange begynder en svig på denne måde.

Kontanter skal deponeres hurtigt i banken. Højst inden for de tre dage efter modtagelse.

Procedure for at modtage kontanter

For at beskytte mennesker, der håndterer penge, skal to personer altid være til stede, når man åbner pengekasser, konvolutter og andre kilder til penge. Begge personer skal tælle kontanterne og også underskrive kvitteringen.

Minimer kontanttransaktioner

Boksen skal kun bruges til at foretage betalinger, når de andre metoder er umulige. Ideelt set skal du oprette leverandørkonti til at betale fakturaer ved check eller bankoverførsel.

Fordelen ved at betale med check er, at der produceres et yderligere sæt poster i form af en kontoudskrift. Derudover sikrer det, at kun autoriserede personer foretager betalinger, hvilket reducerer muligheden for tyveri eller svig.

Kørsel

Det generelle kasseapparat er normalt opdelt i en kontantmodtagelsesdagbog og en kontantudbetalingsdagbog, når der er stort antal transaktioner.

I en lille virksomhed med mindre kontantrelateret transaktionsvolumen registreres alle kontanttransaktioner i en enkelt generel boks.

Informationsproces

Kontanttransaktioner gennemgår forskellige faser, før de ender i en likviditetsrapport. Generelt registreres pengestrømme og -udstrømninger ved at debitere og kreditere kontantkontoen.

For eksempel behandles kundesamlinger ved at debitere kontantkontoen og kreditere kundens tilgodehavende kontokonto. Oplysningerne i det generelle felt indtastes i kronologisk rækkefølge for at lette søgningen efter transaktioner.

Kontanttilstrømningen indføres derefter i prøvebalancen, hvilket hjælper regnskabsfolk med at verificere, at de samlede kreditter er lig med de samlede debiteringer.

Det tredje trin i den finansielle rapporteringsproces fører til oplysning om kontanter i virksomhedens balance.

Transaktionslog

Den første generelle likviditet er startbalancen i begyndelsen af ​​en regnskabsperiode. Hver post skal indeholde en dato, en note om udgifter eller modtagelse og det samlede beløb for transaktionen.

Generelle kontanttransaktioner skal også overføres til de tilsvarende konti eller titler inden for hovedbogen.

F.eks. Er betalinger modtaget kontant for leverede tjenester anført i afsnittet "Aktiver" i hovedbogen.

Udgifter til lukning af forsyninger og andet forretningsmateriale opføres som udgifter.

Et selskab skal forene de generelle kontanter med de månedlige kontoudtog, der er modtaget fra den finansielle institution, og tage hensyn til uoverensstemmelser i fonde.

Referencer

1. Will Kenton (2019). Kontantbog. Investopedia. Hentet fra: investopedia.com.
2. Regnskab for ledelse (2018). Hvad er en pengebog? Taget fra: accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Hvad er en pengebog og en hovedbok? Small Business - Chron.com. Taget fra: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Kontantbog. Regnskabsværktøjer. Taget fra: accountingtools.com.
5. Marquis Codjia (2017). Betydningen af ​​en pengebog i regnskab. Bizfluent. Taget fra: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Top tip til kontrol af kontanter. Taget fra: humentum.org.