KORRESPONDANCEENHED: FUNKTIONER, STRUKTUR, BETYDNING - KULTURORDFORRÅD - 2025

Den korrespondance enhed er en arbejdsstation, der modtager, klassificerer, journaler og centralt distribuerer intern og ekstern kommunikation og dokumenter for alle medlemmer af en organisation mellem de forskellige afdelinger. Dets mål er at garantere, at de leveres til deres modtager effektivt, hurtigt og under de bedste forhold.

Private og offentlige enheder eller virksomheder implementerer dette dokumentstyringsprogram for at strømline korrespondancekontrolprocesser. Det er en proces, der er integreret i organisationsdynamikken og gør det muligt at nå virksomhedens mål.

Korrespondanceenheden sikrer effektiv og hurtig levering af information inden for en virksomhed. Kilde: pixabay.com

Fra eldgamle arkiver til den digitale tidsalder er organiseringsmetoden for denne afdeling beregnet til at give let adgang til dokumentarinformation af interesse og at beskytte kontrolregistre, filer, proceduremanualer og hele historien til virksomhed i fysisk og / eller digitalt format.

I øjeblikket er der udviklet software til at fremskynde dokumenthåndtering, som har haft en positiv indvirkning på miljøet, da den fysiske fil har en tendens til at forsvinde og forbruget af papir undgås.

Ligeledes gøres levering eller modtagelse af korrespondance gennem intranettet og ekstranettet mere dynamisk og hurtig.

Funktioner

Korrespondanceenheden har specifikke funktioner, der er bestemt til at dokumentere, organisere og distribuere den korrespondance, der indeholder oplysninger, der er iboende for den forretning eller tjenesteydelse, der leveres, samt al den vigtige dokumentation til støtte for den administrative og organisatoriske aktivitet.

Korrespondencesenhedens specifikke funktioner inkluderer følgende:

- Kontroller ind- og udrejse af dokumenter.

- Distribuer kommunikation til de tilsvarende områder.

- Proceskorrespondance og kommunikation genereret internt og eksternt.

- Scan dokumenter.

- Bestil, klassificer og beskriv dokumenter fra virksomhedens dokumentarfond.

- Bevar og kontroller dokumentarproduktion.

- Tildel fortløbende numre til den korrespondance, der er produceret eller modtaget (arkivering).

- Vælg de dokumenter og meddelelser, der skal opbevares, og overfør dem til det centrale arkiv.

Struktur

Korrespondanceenheden er organiseret efter størrelsen og karakteristika for virksomheden eller institutionen. Det afhænger generelt af et hovedkvarter, der er opdelt i to underenheder: en for indrejse og en for udgang.

Hver underenhed har specifikke funktioner, der er rettet mod administration og kontrol af alt, hvad der har at gøre med både intern og ekstern korrespondance. Disse typer enheder er struktureret som følger:

Ledelse

Den definerer de regler og politikker, der rationaliserer, standardiserer og regulerer produktionen af ​​dokumenter, distributionsmetoder, afsendelse og modtagelse af korrespondance og opgaverne for afdelingens medlemmer. Det vil sige, på en koordineret måde sammenlægger de dokument- og arkivstyringsprocessen og dens effektive systematisering.

Matchende underenhed

Hun er ansvarlig for implementering af distributions- og kontrolmetoder inden for dokumenthåndteringsområdet baseret på de politikker og regler, der er fastlagt af virksomheden. Dette er opdelt i:

Indgående korrespondance

Det er de dokumenter, der ankommer og er rettet til institutionens forskellige afdelinger. Dokumenter modtages i dette område. Før forsegling af accept af kvitteringen skal det verificeres, at:

- De er bestemt beregnet til institutionen eller virksomheden.

- Sagen hænger sammen med institutionen eller virksomheden.

- De er behørigt forseglet og underskrevet.

- Eventuelle bilag er komplette. Hvis dette ikke er tilfældet, skal kravet straks fremsættes skriftligt eller mundtligt til udstederen.

- Underenhedsstemplet påføres dato og tidspunkt for modtagelse.

Kontrol og levering

Derefter klassificeres dokumenterne ved at placere symbolet, der svarer til den afdeling, hvor de skal sendes. Registrering udføres i henhold til de vigtigste kontroldata, såsom datoen for modtagelse, afdeling, hvortil de er bestemt, registreringskontrolnummer og den originale afsenders data.

Efter denne dokumentations- og klassificeringsfase udføres distributionen, der består af at sende korrespondance til hver afdeling eller agentur. Nævnte afdeling fortsætter med at sætte stemplet for bekræftelse af modtagelse og aftale.

I tilfælde af at det konstateres, at et dokument ikke er adresseret til institutionen eller ikke er inden for dets kompetence, vil det blive returneret til afsenderen af ​​oprindelsen med behørig forklaring.

Udgående korrespondance

Dette område har ansvaret for at modtage korrespondance og dokumenter fra hver af afdelingerne i virksomheden eller institutionen og organisere dem efter deres destination. Det foretager afsendelsen gennem de relevante kanaler, når de validerer følgende:

- Dokumenterne skal skrives på institutionelt papir.

- Dokumenterne skal underskrives (både originalen og kopien).

- Bilag skal vedlægges.

- Modtager- og adresseoplysninger skal være korrekte.

- Udtjekning og udtjekning skal vises med dato og kode.

Efter at have gennemgået og godkendt de data og egenskaber, der er fastlagt for forsendelsen, fortsætter vi med at udstede bevis for modtagelse.

Dette område påtager sig ansvaret for afsendelse og levering til destinationer efter klassificering af dem i henhold til ruten (pr. Post, personlig eller direkte, gennem en udveksling, blandt andre).

Konvolutterne vil blive mærket, og de dokumenter, de indeholder, vil blive identificeret i leveringskontrollerne eller fakturaerne i henhold til de måder, hvorpå de sendes. Du skal returnere en kopi af dokumenterne stemplet og underskrevet som bevis på modtagelse.

Endelig arkiveres de i alfabetisk, numerisk, tematisk eller kronologisk orden for at udføre check-out og etablere kontrol.

Betydning

Korrespondanceenheden er et følsomt og meget fortroligt område. Det afhænger af dette, at relationer og kommunikation inden for og uden for institutionen udføres på en effektiv og rettidig måde.

Korrespondanceenhedens betydning hviler på det faktum, at det er denne, der skal garantere bevarelse, forvaring og bevarelse af de dokumenter, der udgør institutionens eller virksomhedens minde.

Hovedmålet er at give rettidig adgang til de skriftlige oplysninger, der håndteres i virksomheden.

Referencer

1. "Korrespondanceenhed" ved Universitetet i Santiago de Cali. Hentet den 8. juli 2019 fra University of Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 trin til korrekt formning og organisering af din virksomheds poster" i De er ikke papirer. Hentet den 8. juli 2019 fra Ingen papirer: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organisering af dokumenter" i aktiviteter. Hentet den 8. juli 2019 fra Aktiviteter: blogspot.com
4. "Interne regler for arkivering og korrespondance" i den nationale brandvæsen i Colombia. Hentet den 8. juli 2019 fra National Fire Department of Colombia: brandmænd.mininterior.gov.co
5. "Korrespondance- og arkivenheder i den føderale offentlige sektor" Monterrey Institute of Technology and Higher Studies. Hentet den 9. juli 2019 fra Monterrey Institute of Technology and Higher Studies: itesm.mx