INDKØBSAFDELING: EGENSKABER, FUNKTIONER - DUDAS - 2025

Den indkøbsafdelingen er den del af et selskab, der er ansvarlig for alle aktiviteter i forbindelse med erhvervelse af råvarer, reservedele, serviceydelser mv, som det kræves i organisationen. Det leverer en service, der er rygraden i mange industri-, detail- og militære organisationer.

Sikrer, at forsyninger, der er nødvendige for at drive virksomheden, ordnes og opbevares på lager. Denne afdeling er centret for succesrig styring af forsyningskæder og er ansvarlig for at minimere omkostningerne ved bestilte produkter, kontrollere lagerbeholdninger og etablere stærke relationer med leverandører.

En god indkøbsafdeling kræver kvalitet fra leverandører og vil følge op på ordrer fra begyndelsen til modtagelsen. Hjælp andre afdelinger med at identificere behov, styre rekvisitionsprocessen og få konkurrencedygtige priser. De fungerer normalt som controllere for at sikre overholdelse af budgetter.

egenskaber

Handle som betroede rådgivere til den øverste ledelse

Indkøbsafdelingen er involveret i virksomhedsplanlægning og budgettering på et højt niveau. Dette gør det muligt at designe omvendte konstruktionsomkostninger og udforske potentielt billigere og / eller alternativer af højere kvalitet.

Driv leverandørinnovation

Mere end blot at kræve den laveste pris, samarbejder indkøbsafdelingen med leverandører for at reducere de underliggende omkostninger for deres produkter og tjenester.

De er tæt involveret i "innovationens livscyklus", fra den første idé til fremstilling og kontinuerlig forbedring.

Giv indsigt i de vigtigste leverandørdata

Virksomheder kan trække på denne information for at skabe forudsigelig analyse, hvilket giver en dybere indsigt i markederne.

Håndter og mindsk risikoen for forsyningskæden

Økonomiske kriser har lært værdien af ​​at være opmærksom på leverandørernes stabilitet. Indkøbsafdelingen har et langt klarere syn på dette område end nogen anden del af organisationen.

Fremme smidig personale og talentudvikling

Det er nødvendigt at krydse funktionelle og geografiske grænser for at finde de rigtige kandidater til indkøbsafdelingen.

I nogle tilfælde er svaret i outsourcing eller ved hjælp af delte serviceorganisationer.

Funktioner

Indhenting af materialer

For en fremstillingsvirksomhed kan dette omfatte råvarer, men det kan også omfatte værktøjer, maskiner eller endda de nødvendige kontorartikler til salgsteamet og sekretærer.

I en detailvirksomhed skal indkøbsafdelingen sikre, at der altid er nok produkter på hylderne eller lagrene til at holde butikken på lager.

Det er især vigtigt at holde dit lagerlager på et rimeligt niveau. Overinvestering af store mængder penge på lager kan føre til lagerproblemer og mangel på kapital til andre typer udgifter, såsom forskning og udvikling eller reklame.

Evaluer priser

En indkøbsafdeling er ansvarlig for løbende at evaluere, om du modtager materialerne til den bedst mulige pris for at maksimere rentabiliteten.

Du skal sammenligne priser, så du kan finde de bedste leverandører med de mest fornuftige priser for virksomhedsspecifikke størrelsesordrer.

Indkøbsafdelingen kan kommunikere med alternative leverandører, forhandle bedre priser for ordrer med større mængde eller forhøre sig om muligheden for at få billigere produkter fra en række andre kilder.

Forhandlergodkendelse

Indkøbsafdelingen evaluerer leverandører med hensyn til pris, kvalitet, kundernes meninger og tid til at gennemføre ordrer og fremstiller en liste over godkendte leverandører.

Spor dine ordrer

Ordrer dokumenteres med købsordreformularer Disse specificerer vigtige oplysninger om de bestilte materialer samt den bestilte mængde.

Disse formularer bruges til at sikre, at bestilte produkter modtages, og til at spore den tid, det tager for ordrer at udfylde.

Kontorarbejde

Indkøbsafdelingen håndterer al dokumentation i forbindelse med køb og levering af materialer.

Det betyder, at du arbejder tæt sammen med din regnskabsafdeling for at sikre, at der er nok penge til at købe varer, at kontantstrømmen glider og at alle betalinger foretages til tiden.

Overholdelse af politikker

Inden købet skal købes, skal indkøbsafdelingen sikre, at den overholder formaliteterne for anskaffelse og godkendelse af budgettet, og den skal sikre, at materialerne købes i overensstemmelse med organisationens generelle politik.

Betydning

Få lavere omkostninger

Indkøbsafdelingen spiller en vigtig rolle i at maksimere forretningsfortjenesten. Sammenlign priser og forhandle med leverandører, så virksomheden får den bedst mulige pris på de nødvendige produkter.

Du kan også give besparelser ved at drage fordel af de garantier og rabatter, som ikke-specialister generelt glemmer.

Hjælper med at spare og giver bedre gennemsigtighed i virksomhedsudgifter. Dette giver dig mulighed for at forhandle bedre kontrakter og frigøre pengestrøm.

Undgå utilstrækkelige materialer

Indkøbsafdelingen skal identificere, hvilke produkter der er kritiske for virksomheden og træffe passende forholdsregler for at beskytte sin forsyningskæde.

For at sikre, at utilstrækkelige materialer ikke påvirker produktiviteten, bruger indkøbsafdelingen teknikker såsom multiple sourcing.

At have flere kilder betyder at bruge flere leverandører, der tilbyder de samme produkter. Hvis der er et problem med en leverandør, kan ordrer øges til en anden for at kompensere for fejlen.

Forbedre kvaliteten

Indkøbsafdelingen hjælper med at forbedre kvaliteten ved at sætte præstationsmål. Derefter sporer den faktiske præstationer mod disse mål.

Det er kritisk at måle kvalitetsegenskaber ved hjælp af indikatorer til attributter, såsom holdbarhed, produktudseende eller leveringstidighed.

De arbejder tæt sammen med leverandører for at udvikle deres processer og hjælpe dem med at forbedre kvaliteten.

Administrer forhold

Udfordringen for indkøbsafdelingen er at få leverandøren interesseret i at arbejde med virksomheden. Få leverandøren til at investere i et langsigtet forhold.

Afdelingen skal også styre relationer inden for virksomheden. Du er nødt til at samarbejde med interne interessenter, såsom marketing, finansiering, logistik og distribution, for at sikre, at de alle er på linje.

Søg innovation

Da indkøbsafdelingen altid er i kontakt med en række eksterne virksomheder, er det i en ideel position at erhverve innovative produkter, der kan give en konkurrencefordel for virksomheden med hensyn til pris, kvalitet eller bekvemmelighed.

Referencer

1. Alexis Writing (2018). Hvad er funktionerne ved en indkøbsafdeling i en organisation? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, gratis encyklopædi (2018). Indkøbsledelse. Taget fra: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). En indkøbsafdelings rolle i erhvervslivet. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 måder købsafdelingen kan forbedre din forretning. Taget fra: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). De fem træk ved indkøbsorganisationer i verdensklasse. Forbes. Taget fra: forbes.com.