Et kontantudlæg (regnskabsføring), også kaldet en kontant betaling, henviser til den betaling, som en virksomhed har foretaget i en bestemt periode, såsom en måned, et kvartal eller et år. Det er udstrømningen af kontanter, der betales til gengæld for levering af varer eller tjenester.
Det inkluderer ikke kun betalinger kontant (udbetaling), men også gennem checks eller elektroniske pengeoverførsler. Hvis betaling foretages med check eller via tråd, er der typisk en forsinkelse på en eller to dage, før midlerne trækkes tilbage fra virksomhedens bankkonto på grund af behandlingsvarigheden.
Kontantudbetalinger foretages normalt gennem det regnskabssystem, der skal betales. Imidlertid kan midler også udbetales gennem lønsystemet og gennem små kontanter.
Kontantudbetalingsprocessen kan underleveres til selskabets bank, så den udsteder betalinger fra de datoer, der er godkendt af det betalende selskab ved hjælp af midler fra enhedens kontrolkonto.
egenskaber
Et udlæg repræsenterer en kontantudstrømning. Betalingsaktivitet resulterer i en reduktion i den tilgængelige kontantsaldo på en kontrolkonto.
Et kontantudlæg kan også laves for at tilbagebetale penge til en kunde, der registreres som en reduktion i salget. En anden type kontantudgift er betaling af udbytte til aktionærerne; dette registreres som en reduktion i virksomhedernes kapital.
Der er et stort antal mulige udbetalingstransaktioner, hvoraf følgende er:
- Løn udbetalt til ansatte.
- Salgsprovisioner, der betales til sælgere.
- royalties betalt for brugen af intellektuel ejendom.
- Betaling af leverandørfakturaer.
- Udbytte udbetalt til aktionærer eller investorer.
- Skatter, der betales til staten.
De mest almindelige former for udbetaling kan være kontanter, check, automatiseret clearingcenter elektronisk overførsel, betalingskort og bankoverførsel.
Udbetalingsregnskaber
Et firma bruger udgiftskonti til at kontrollere de penge, det bruger til udgifter, der er så forskellige som lønningslister, retssager, regulatoriske sanktioner, vedligeholdelse af kontorudstyr og forsyninger.
Enhver konto, som virksomheden er afhængig af for at overvåge, hvad der kommer ud af virksomhedskufferne, kvalificeres som en udbetalingskonto. I betragtning af vigtigheden af disse konti er der en masse strategisk tænkning til at formulere og vedtage udbetalingsprocedurer.
Disse regler hjælper medarbejderne med at forstå, hvordan de udbetaler midler, hvornår de skal gøre det, fra hvem de skal få godkendelse, og hvordan de skal rapportere poster.
En revisor registrerer transaktioner og poster dem til hovedbøger såsom hovedbogen og bogføringen af regnskaber. Hver post inkluderer datoen, modtagerens navn, det opkrævede eller krediterede beløb, betalingsmetoden, formålet med betalingen og dens indflydelse på virksomhedens generelle likviditet.
Konti i hovedbogen afhænger af forretningstypen. For eksempel har en detailhandler betalinger for varebeholdninger, leverandørkonti og lønninger. En producent har transaktioner for råvarer og produktionsomkostninger.
Hvad er det for?
Kontantudgifter måler det beløb, der rent faktisk forlader en virksomhed. Dette beløb kan være meget forskelligt fra virksomhedens faktiske fortjeneste eller tab.
For eksempel, hvis en virksomhed bruger periodiseringsmetoden til regnskab, rapporteres udgifter, når de afholdes, ikke når de betales. Tilsvarende rapporteres indkomst, når den optjenes, ikke når den faktisk indsamles.
Hvis indkomsten ikke indsamles så hurtigt som ønsket, men udgifterne betales, kan du rapportere et overskud, men uden at have kontanter til at være færdig.
Udgiften til penge er en del af pengestrømmen. Hvis pengestrømmen er negativ, hvilket betyder, at udgifter er højere end indkomst, kan det være en hurtig advarsel om mulig dårlig gæld.
Udbetalingsdagbog
Udgiftsdagbogen er den bogføring, som bogførere har ført over alle økonomiske udgifter, som et selskab har afholdt, før de offentliggøres i hovedbogen.
Udbetalingsjournaler tjener en række funktioner som et middel til registrering af skatten og kategorisering af andre udgifter. Alle køb, der foretages kontant, registreres i udgiftsjournalen.
Dette tidsskrift afstemmes månedligt med hovedbokskonti. Disse bruges senere til at oprette årsregnskabet for de almindelige regnskabsperioder.
Tidsskrifterne opbevares i regnskabssoftwaren og vil indeholde følgende grundlæggende oplysninger: udbetalingsdato, kontrolnummer, transaktionstype, beløb, modtager og note.
Journalchef skal være meget omhyggelig og opmærksom på enhver transaktion for at kunne vedligeholde journal. Det er også god praksis at etablere intern kontrol, så penge ikke omdirigeres eller misbruges.
Sådan intern kontrol kan være at verificere udgifter til store beløb eller overvåge bestemte betalingsordninger for usædvanlige aktiviteter.
Ud over dets anvendelse til hovedboksposter ved udarbejdelse af et selskabs regnskaber, kan udgiftsjournalen give information til ejere om kontanthåndteringsaktiviteter.
Blandt de fremragende oplysninger, der blev præsenteret af den nævnte avis, fremhæver, hvor meget der blev afsat til inventar i den måned, hvor meget der kom for lønninger, hvor meget for lejekontrakter, hvor meget til eksterne tjenester, blandt andre aspekter. Tidsskriftet bliver en god ressource til at guide fremtidige udbetalingsbeslutninger.
Eksempel
Et eksempel på et udlæg er, når en virksomhedsadvokat, mens den forbereder en sag, betaler til tredjepart for juridiske eller medicinske gebyrer, private undersøgelser, sender dokumenter eller ekspertrapporter.
Udbetalinger kan være dyre i sager, der involverer ekspertbeviser for bevisopgørelse, især i sager om personskader, når alvorlige kvæstelser har langvarige virkninger og skal evalueres øjeblikkeligt.
Disse rapporter gør det muligt at bestemme kundetab mere nøjagtigt og give en bedre forståelse af de krævede skader. Advokaten underretter klienten og forsikringsselskabet, inden de pådrager sig høje udgifter. Klienten skal godtgøre advokaten.
Referencer
- Michael Keenan (2018). Hvad er en kontantudbetaling i regnskabsføring? Small Business - Chron. Taget fra: smallbusiness.chron.com.
- Steven Bragg (2017). Kontantudbetaling. Regnskabsværktøjer. Taget fra: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Journal for kontantudbetaling. Hentet fra: investopedia.com.
- Steven Bragg (2017). Udbetaling. Regnskabsværktøjer. Taget fra: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Udbetaling. Hentet fra: investopedia.com.
- Marquis Codjia (2017). Hvad er en udbetalingskonto? Bizfluent. Taget fra: bizfluent.com.