- Funktioner
- Udførelse af styringsprocesser
- Rekruttering
- Beskyttelse af aktiver
- PR
- Opret arbejdsekvenser
- Køb af anlægsaktiver
- Form design og kontrol
- Køb af papirvarer og kontorartikler
- Administrative styringsprocesser
- Planlægning
- Organisation
- Retning eller henrettelse
- Styring
- Referencer
Den administrative ledelse er det sæt af former, handlinger og mekanismer, der tillader brugen af en virksomheds økonomiske menneskelige ressourcer og materialer for at nå målet. Det er baseret på fire grundlæggende principper; ordren er den første, ifølge hver arbejdstager skal besætte den position, som han er uddannet til.
Manglende orden fører til mindre effektivt arbejde og forkert brug af ressourcer. Det andet princip er disciplin; inden for administrativ ledelse er disciplin et vigtigt aspekt, da reglerne og forordningerne skal overholdes og overholdes af alle.
Det tredje princip er enhed i kommandoen. Medarbejderen skal vide, hvem han rapporterer om sit arbejde, og fra hvem han modtager ordrer, for at undgå fejlagtige meddelelser, der skader arbejdets kvalitet. Endelig er opmuntring og værdiansættelse af initiativ i personalet afgørende for at motivere; Dette vil have en positiv indflydelse på arbejdsmiljøet og opfyldelsen af mål.
Administrativ ledelse er vigtig for organisationen, da den danner grundlaget for gruppens egne opgaver, og danner også et netværk, der skal opfylde forretningsmæssige mål.
Funktioner
Udførelse af styringsprocesser
Styringsprocesserne skal udføres korrekt, så der udføres effektiv ydelse i hver af de administrative funktioner.
Disse skal omfatte planlægning, organisering, retning og kontrol, alt sammen drejende baseret på opfyldelsen af målene.
Rekruttering
Det henviser til udvælgelse, uddannelse, placering og vederlag for personale. Opfyldelsen af organisationens mål afhænger af at være i stand til at have det passende personale, hvorfor interessen for at imødekomme medarbejdernes behov skal opretholdes og samtidig være loyal over for organisationen.
Beskyttelse af aktiver
En organisations aktiver skal beskyttes mod misbrug, tab eller skade forårsaget af tyveri, brand eller andre måder.
Af denne grund er det nødvendigt at føre en tilstrækkelig registrering for hver type aktiv, idet personalet er ansvarligt for dets korrekte brug og beskyttelse.
PR
En af de vigtige funktioner inden for administrativ ledelse er etablering og vedligeholdelse af forskellige kommunikationslinjer mellem organisationen og den dertil knyttede offentlighed (klienter, aktionærer, ansatte, leverandører, forbrugere).
Opret arbejdsekvenser
For en stabil og uafbrudt udførelse af administrativt arbejde bør definerede rutinemæssige systemer og procedurer udvikles. Dette er motiveret af arten af gensidig afhængighed og indbyrdes sammenhæng mellem de enkelte afdelingers specifikke opgaver.
Køb af anlægsaktiver
I hver afdeling er der behov for tilstrækkelige anlægsaktiver for at have en effektiv og økonomisk udførelse af det arbejde, der udføres der. Derfor skal en standardprocedure følges ved udvælgelse og køb af hver type anlægsaktiv, der kræves.
Et vigtigt aspekt er at foretage en afsløring og evaluering af det virkelige behov for aktivet og således undgå unødvendige udgifter, der påvirker virksomhedens økonomi.
Form design og kontrol
Da administrativt arbejde har særlige kendetegn, skal de anvendte formularer udformes for at give de krævede oplysninger på en passende måde.
Det er administrationens pligt at designe disse former og forsøge at standardisere deres anvendelse for at reducere omkostningerne.
Køb af papirvarer og kontorartikler
Disse artikler skal dække brugernes behov, da de vil påvirke den systematiske og hurtige udførelse af det udførte arbejde.
Derfor er det vigtigt at sikre standardisering, udvælgelse og køb af disse input, såvel som deres distribution til andre afdelinger, når det er nødvendigt.
Administrative styringsprocesser
Planlægning
Planlægning er hjørnestenen i denne proces, da de efterfølgende handlinger, der skal følges, vil blive afledt herfra. For at gennemføre en effektiv proces er det nødvendigt at overveje følgende:
- Har klare mål.
- Undersøg miljøet, som arbejdet skal udføres under.
- Identificer og tildel de opgaver, der vil hjælpe med at nå målene.
- Gennemfør en omfattende plan for resultater, hvor de kreative elementer, der hjælper med at udføre arbejdet effektivt, fremhæves.
- Bestem de politikker, metoder og procedurer, der kræves for udførelsen af arbejdet.
- Opret alarmsystemer, der tillader foregribe handlinger mod fremtidige problemer.
- Opdater konstant planerne under hensyntagen til resultaterne af de kontroller, der udøves på dem.
Organisation
For at få succes skal alle menneskelige, økonomiske og materielle ressourcer, der er relateret til det arbejde, der skal udføres, koordineres.
Dette involverer etablering af et sæt regler og opgaveopgaver, der skal følges nøje af de involverede personer. Nogle af disse aktiviteter er:
- Del arbejdet i betragtning af driftsenhederne.
- Gruppér opgaver efter job.
- Strukturér driftsenhederne med kriterierne for håndterbarhed og arbejdsaffinitet.
- Vælg personale, der har de nødvendige færdigheder til et bestemt job.
- Etabler justeringer i de udførte aktiviteter baseret på, hvad deres kontrolresultater viser.
Retning eller henrettelse
For at overholde de planlagte og organiserede strategier er det nødvendigt at tage de handlinger, der igangsætter og give dem kontinuitet.
Blandt disse foranstaltninger er dem, der er rettet mod aktiviteten og fremme udviklingen af medarbejderen i arbejde og personlige anliggender, så denne motivation oversættes til effektiv opfyldelse af målet. Disse strategier kan være:
- Vejlede og opmuntre gruppen til at nå målet.
- Etabler direkte, åben og gennemsigtig kommunikation med hver af de involverede, direkte eller indirekte, på arbejdet.
- Udvikle hvert medlems potentiale.
- Opret incitamenter for medarbejdere, der skiller sig ud i visse forud fastlagte kriterier, såsom kreativitet, færdiggørelseshastighed, blandt andre.
- Oprettelse af mekanismer til konstant evaluering af udførelsesprocessen for at afhjælpe handlinger om nødvendigt.
Styring
Det er vigtigt at implementere strategier for at verificere, at det, der er planlagt, organiseret og udført, skrider tilfredsstillende og effektivt hen imod opfyldelsen af målet.
Dette vil gøre det muligt at træffe beslutninger om at erstatte aktiviteter eller omlægge processen igen, så den kan optimeres. Dette kan være nogle af de handlinger, der skal følges:
- Foretag sammenligninger af resultaterne med de generelle planer for virksomheden.
- Evaluer produktets arbejde ud fra dets ydelsesstandarder.
- Offentliggør de midler, der skal bruges i målingerne.
- Kommuniker forslagene til det ansvarlige personale for at korrigere de nødvendige handlinger.
Referencer
- Money Matters (2018). Administrative styringsfunktioner af moderne kontor. Kontolæring. Taget fra: accountlearning.com.
- Min MBA-guide (2018). Administrations- eller administrationsfunktioner på et kontor. Taget fra: mymbaguide.com.
- Managers-Net (2018). Administrativ ledelse. Taget fra: managers-net.com.
- ABCM (2018). Lær vigtigheden af administrativ ledelse for erhvervslivet. Taget fra: myabcm.com.
- Van Vliet (2011). Fem ledelsesfunktioner (Fayol). Toolshero. Taget fra: toolshero.com.