DE 11 VIGTIGSTE PRINCIPPER FOR ADMINISTRATIV KONTROL - DUDAS - 2025

De principper for administrativ kontrol er de generelle regler, der skal følges i gang med at analysere, om de aktioner, der bliver gennemført som planlagt, og at tage de nødvendige korrigerende foranstaltninger for at bekræfte planlægning.

Håndtering betyder at forsøge at udnytte de disponible ressourcer bedst muligt for at nå det forretningsmæssige mål. Derfor inkluderer administrationen alle virksomhedens aktiviteter.

Administrativ kontrol er det sæt procedurer, der er nødvendige for administrativ og økonomisk effektivitet. Som en integreret del af en organisations interne kontrolsystem er dets mål at sikre fuld og rettidig implementering af ledelsens politikker og planer.

Nogle eksempler på administrativ kontrol inkluderer proceduremæssige ændringer, medarbejderuddannelse og installation af advarselsskilte.

De grundlæggende principper for administrativ kontrol kan grupperes i elleve kategorier, der afspejler dens formål og art, struktur og proces. Disse principper for administrativ kontrol er beskrevet nedenfor.

Grundlæggende principper for administrativ kontrol

Målsikringsprincip

Det grundlæggende mål med administrativ kontrol er at nå målene. Dette gøres ved at opdage mangler i planerne.

Potentielle eller faktiske afvigelser fra planer skal påvises tilstrækkeligt til at muliggøre effektiv korrigerende handling.

Kontrollerer effektivitetsprincippet

Et administrativt kontrolsystem skal registrere og fremhæve årsagerne til afvigelser fra planerne med de mindst mulige omkostninger.

Princippet om effektivitet er særlig vigtigt i kontrol, fordi teknikkerne har en tendens til at være dyre og besværlige.

En manager kan være så optaget af kontrol, at han kan bruge mere end nødvendigt for at opdage et afvigelse. Kontrol, der alvorligt forstyrrer underordnede myndigheders eller motivationen hos dem, der udfører planerne, er ineffektive.

Kontrolansvarprincip

Hovedansvaret for udøvelsen af ​​kontrol ligger hos den leder, der er ansvarlig for at udføre planerne. Dets ansvar kan ikke ophæves eller annulleres uden at ændre organisationens struktur.

Ansvaret for at kontrollere skal gives til specifikke personer på hvert trin i operationen.

Dette enkle princip tydeliggør den sjældent forståede rolle som controllere og kontrolenheder.

Disse agenturer fungerer som en service, der leverer kontroloplysninger. De kan dog ikke udøve kontrol, medmindre de får ledelsesmagt og ansvar for de kontrollerede ting.

Forebyggelsesprincip

Kontrol, ligesom planlægning, skal være fremadskuende og forebyggende. Ofte er dette princip blevet forsømt, hovedsageligt fordi kontrollen har været mere afhængig af statistiske data og regnskabsdata snarere end på prognoser og fremskrivninger.

Selvom prognoserne ikke er nøjagtige, er de bedre end de historiske poster. Ideelt set skal et kontrolsystem give øjeblikkelig feedback for at rette afvigelser fra den ønskede ydelse, så snart de forekommer.

Hvis dette ikke er muligt, bør kontrollen baseres på prognoser for at kunne forudse afvigelser over tid. Man bør være mere opmærksom på at forhindre mangler end at afhjælpe dem, efter at de opstår.

For eksempel hjælper kontantprognoser med at holde virksomhederne sunde ved at forudse og forhindre kontantmangel.

Direkte kontrolprincip

Langt de fleste kontroller, der bruges i dag, er baseret på, at mennesker begår fejl. De bruges ofte som indirekte kontroller til at opdage fejl ofte efter det faktum.

Hvor det er muligt, bør der anvendes direkte kontroller til forebyggelse af fejl. Forbedring af ledernes kvalitet kan minimere behovet for indirekte kontrol. Ledere af høj kvalitet laver meget få fejl og udfører alle deres funktioner til den bedste fordel.

Princip for afspejling af planer

Kontrol er opgaven at sikre, at planerne gennemføres effektivt. Derfor skal kontrolteknikker afspejle planernes specifikke karakter og struktur.

Jo tydeligere og mere omfattende organisationens planer er, og jo flere kontroller er designet til at afspejle disse planer, desto mere effektive vil kontrollerne være til at imødekomme behov.

For eksempel skal omkostningskontrol være baseret på planlagte omkostninger af en defineret og specifik type.

Pri ncipio Pyramid

Feedbackdata skal først rapporteres nederst i pyramiden; det vil sige til vejlederne og endda til operationelt personale på de laveste niveauer.

Dette giver medarbejderne mulighed for at kontrollere deres egne situationer samt fremskynde korrigerende handlinger.

Organisatorisk egnethedsprincip

Et administrativt kontrolsystem er i overensstemmelse med det administrative myndigheds område og skal afspejle organisationens struktur.

Når det administrative kontrolsystem er tilpasset organisationens struktur, fastlægger det handlingsansvaret og letter korrektionen af ​​afvigelsen fra planerne.

Tilsvarende skal oplysningerne til evaluering af ydelse i forhold til planer tilpasses stillingen for den leder, der vil bruge den. Med andre ord skal alle tal og rapporter, der bruges til kontrolformål, være organisationsmæssigt.

Princippet om kontrollerens individualitet

Kontroller bliver effektive, når de er i overensstemmelse med den berørte persons position, operationelle ansvar, kompetence og behov.

Omfanget og den detaljerede information, der kræves, varierer efter ledelsesniveau og funktion.

Tilsvarende foretrækker forskellige ledere forskellige former og enheder til informationsrapportering. Derfor skal kontrollerne opfylde de enkelte leders individuelle krav.

Kritisk punktkontrolprincip

Alle operationer har visse sårbare eller kritiske punkter. Det er disse, der skaber flest problemer og fører til store afvigelser.

En manager skal, når han udøver kontrol, fokusere på de faktorer, der er kritiske for evaluering af præstationer.

Det ville være unødvendigt og uøkonomisk for en manager at verificere alle detaljer i præstationen. Derfor skal du fokusere din opmærksomhed på kritiske ydelsespunkter.

Handlingsprincip

Kontroll viser sig at være spild af tid, hvis der ikke træffes korrigerende handlinger. Korrigerende handlinger kan omfatte genovervejelsesplaner, omorganisering, udskiftning eller træning af en underordnet, motivation af personale osv.

Kontrol er kun berettiget, når angivne afvigelser fra planer korrigeres gennem korrekt planlægning, organisering, personale og retning.

Referencer

1. MBA Knowledge Base (2018). Ledelseskontrolprincipper. Taget fra: mbaknol.com.
2. Business Dictionary (2018). Administrativt kontrolsystem. Taget fra: businessdiction.com.
3. Wikiquote (2016). Principper for administration. Taget fra: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 vigtigste principper for kontrol i ledelsen. Bevar artikler. Taget fra: preservearticles.com.
5. Diksha (2018). Kontrollerende: Betydning, art og principper. Idéer til forretningsstyring. Taget fra: businessmanagementideas.com.