PROCEDURER MANUAL FOR EN VIRKSOMHED: HVAD DEN ER TIL, FORBEREDELSE - DUDAS - 2025

Den manuelle procedurer i et selskab er et skriftligt dokument, der lister trin for trin instruktioner om, hvordan at fuldføre en arbejdsopgave eller hvordan at håndtere en bestemt situation, når det opstår på arbejdspladsen. Det indeholder virksomhedens bedste praksis og beskrivelser af de vigtigste forretningsprocesser.

Denne manual indeholder også metoder og standarder for, hvordan arbejdet forventes at blive udført. Oprettelsen af ​​proceduremanualen hjælper dig med at guide virksomheden mod vækst, forenkle træning og lette dens skaleringsevne.

Denne vejledning kan være et bindemiddel med tre ring, en mappe på et delt netværksdrev eller en automatiseret version offentliggjort online ved hjælp af procedureledelsessoftware. Alle skal forstå, hvad proceduremanualen er lavet af, og hvor den kan findes, når nogen har brug for den.

Skrivning af en proceduremanual kræver en klar forståelse af trinene involveret i en bestemt proces. Når virksomheden vokser, er der brug for nye procedurer. Proceduremanualen kan også betragtes som et bibliotek med procedurer.

Manualen indeholder prøveprocedurer, der kan bruges som en skabelon til nye driftsprocedurer. Alle ansatte i organisationen skal uddannes i virksomhedens politikker og procedurer; de skal altid have øjeblikkelig adgang til en proceduremanual.

Hvad er det for?

Ved hjælp af en velskrevet proceduremanual kan en virksomhed lettere lette uddannelsen af ​​nye medarbejdere.

Ud over træning giver en proceduremanual de nuværende teammedlemmer en ressource til at lære om mindre anvendte procedurer, hvilket sikrer, at de udføres med den korrekte formalitet, samtidig med at kvalitetskontrollen opretholdes.

Medarbejderne skal forstå, hvad der forventes af dem. Vejledere har brug for en proceduremanual til styring af forretningsprocesser. Ved at dokumentere standarderne kommunikerer du, hvad der er vigtigt for vækst, kvalitet og kundetilfredshed.

Gennem politikker og procedurer, der berører et funktionelt område, er frontlinearbejderne bemyndiget til at træffe effektive, tidsbesparende beslutninger.

En effektiv proceduremanual indeholder passende metoder til interdepartemental kommunikation, der giver personalet mulighed for at arbejde sammen for at løse de daglige forretningsproblemer uden at kræve unødvendigt tilsynsengagement.

Formålet med proceduremanualen skal være at organisere forskellige indhold, så de afspejler både virksomhedens former og kommunikationsmidler, at være i stand til at udføre tjenesten eller fremstille produktet til den laveste pris og på kortest mulig tid.

Det har den ekstra fordel at holde medarbejdernes jobtilfredshed og motivation høj.

Hvordan laver man det?

Før der udvikles en proceduremanual, er det vigtigt at forstå forskellen mellem politik, kerneproces og procedure.

- Politik er det sæt grundlæggende principper og tilhørende retningslinjer, formuleret og anvendt af en organisations ledelse, for at styre og begrænse dens handlinger i forfølgelsen af ​​langsigtede mål.

- Grundlæggende proces er sekvensen af ​​indbyrdes afhængige og sammenkoblede procedurer, som på hvert trin forbruger en eller flere ressourcer (medarbejdertid, energi, maskiner, penge) for at konvertere input til produkter. Disse resultater tjener som input til det næste trin, indtil et kendt mål eller slutresultat er nået.

- Procedure er en sekvens af aktiviteter eller et fast handlingsforløb, defineret af trin (indeholdende klart definerede start- og slutpunkter), der skal udføres i samme rækkefølge for at udføre en opgave med succes.

Definer kerneprocesser

Alle de centrale processer, som virksomheden har, skal overvejes. Det begynder med at definere, hvilke processer der vil blive skitseret og kortlagt i proceduremanualen, og skabe en oversigt over alle de procedurer, du vil inkludere.

Selvom ikke alle processer kan være anført, er det vigtigt at etablere de mest grundlæggende og vigtige processer. For eksempel kan en restaurant muligvis definere kerneprocesserne for, hvordan en bestemt retter fremstilles, men lige så vigtig er restaurantens rengøringsproces.

Der skal oprettes en liste over kerneprocesser, der skal dækkes, så hver kan integreres i proceduremanualen efter kortlægning. Oversigten fungerer som en guide til at sikre, at ingen af ​​opgaverne er tilbage, når manualen begynder at blive skrevet.

Skriv en introduktion

Medtag en kort beskrivelse af, hvad der er inkluderet i manualen, som går direkte til de personer, der bruger manualen, hvad læsere kan forvente, når man bruger manualen, og den bedste måde at bruge manualen (dvs. 'læse det omslag for at dække slut "eller" brug som reference til at finde procedurer efter behov ").

Opret et rutediagram over hver proces

Hver proces defineres af de trin eller opgaver, der er nødvendige for at afslutte den. Manglende et trin kan betyde at miste eller forsinke en ordre eller have et defekt slutprodukt. Oprettelse af et flowdiagram er at definere arbejdsgangen.

For at udføre en manual skal du starte med en proces ad gangen: start med den første proces i konturen. De trin, der kræves for at afslutte processen, er skitseret, derefter går du tilbage og skriver detaljerne for hvert trin ned.

Sørg for, at hvert trin er klar og kortfattet. Hvert trin skal give nok detaljer til, at enhver kan følge instruktionerne.

Antag f.eks., At du opretter en procedure for salgsprocessen efter et krav på Internettet. Først laves et flowdiagram over, hvordan den potentielle kunde oprindeligt kontaktes, efter at de har anmodet om oplysningerne: via telefonopkald, e-mail eller sms.

Hvis udsigten ikke kunne kontaktes oprindeligt, beregnes det, hvor mange gange salgsteamet følger op med specifikke scripts for hver kontakt.

Når man kontakter kunden, tildeles der et andet script såvel som et sæt opfølgninger, afhængigt af om kunden købte produktet eller besluttede at vente.

Giv proceduren til en anden at læse

Det er vigtigt at have en kollega eller en, du kender, læse den og følge instruktionerne, som de er skrevet. Denne person kan give værdifuld feedback, hvis der er trin, du ikke var i stand til at gennemføre eller ikke forstod.

Proceduren debugges baseret på kommentarerne. Du skal muligvis omskrive, redigere eller tilføje noget til instruktionerne.

Opret tjeklister og formularer

For enhver proces er det lettere for teammedlemmer at følge en formular eller checkliste. Derfor skal der udvikles en detaljeret skabelon baseret på den kortlagte proces.

Hvis du har brug for at indsamle specifikke oplysninger, når kunden indtaster, skal du sikre dig, at skabelonen har alle de krævede oplysninger, præsenteret på en kortfattet måde.

Det skal ikke antages, at teammedlemmer husker alt, hvad proceduren indikerer, især når en klient sidder overfor dem. Tjeklister og formularer skal integreres som et bilag til flowchart og processtrin.

Integrer det i en proceduremanual

Når der er tildelt et flowdiagram til hver proces og alle de understøttende dokumentskabeloner er oprettet, integreres de i en komplet proceduremanual. Manualen er organiseret på en afdeling.

For eksempel kan proceduremanualen have afsnittene "Salg", "Drift" og "Distribution". Hver sektion er opdelt i kerneprocesserne i denne afdeling, generelt i den rækkefølge, at hver kerneproces udføres i den samlede levering af produkter.

I afsnittet "Distribution" kan du have flere hovedprocesser, såsom "Hent ordren", "Pakke til levering", "Forsendelse" og "Sporing".

Proceduremanualen er organiseret med en indholdsfortegnelse, og hver procedure er tydeligt angivet med en fed titel.

En titelside er inkluderet med navnet på manualen, en indholdsfortegnelse, introduktionen og procedurerne i rækkefølgen af ​​indholdsfortegnelsen.

Der kan endda placeres faner for teammedlemmer til let at gennemgå manualen for at hjælpe dem med at finde relevante procedurer i deres afdelinger.

Til sidst fremstilles og distribueres kopier. Tilskynde til kontinuerlig feedback og opdater manualen, når det er nødvendigt. En manual skal være tilgængelig i et bestemt område på hver funktionel placering ved hjælp af politikker og procedurer.

eksempler

- Manuelt at lave hamburgere på en bestemt måde.

-Manuel om, hvordan man handler i tilfælde af brand, jordskælv eller naturkatastrofe.

-Manuel om, hvordan man håndterer kundeklager eller en aggressiv kunde.

-Manuel for at gennemføre en personalevalgsproces.

-Manuel at vide, hvordan man arbejder på en restaurant.

Referencer

1. Kimberlee Leonard (2017). Hvordan skriver jeg en standardmanual til betjeningsprocedurer? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Hvad er en politik og procedurer manual? Bizmanualz. Taget fra: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definition af en proceduremanual. Taget fra: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Hvad er formålet med en proceduremanual? Bizmanualz. Taget fra: bizmanualz.com.
5. Template Lab (2018). 37 Bedste standard driftsprocedure (SOP) skabeloner. Taget fra: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). DEN 8-TRINDE GUIDE TIL BYGNING AF EN STANDARD-BETJENINGSPROCEDUREHåndbog Lern. Taget fra: blog.lern.org.