PRINCIPPER FOR KONTROL MED EN VIRKSOMHED: PRINCIPPER OG EKSEMPLER - DUDAS - 2025

En virksomheds kontrolprincipper er de regler, der kræver eksistensen af ​​procedurer og processer, der er etableret i regnskabssystemer, for at hjælpe ledere med at føre tilsyn med og regulere forretningsaktiviteter og således sikre, at virksomhedens aktiver er beskyttet.

Formålet med kontrolprincipperne er at sikre, at regnskabssystemet fungerer korrekt, og at forretningsbegivenheder registreres nøjagtigt. Det er klart, at ledere ikke kan føre tilsyn med alle medarbejdere, så der er mulighed for, at der er nogle fejl eller svig.

For at identificere og etablere effektive kontroller skal ledelsen løbende vurdere risiko, overvåge gennemførelsen af ​​kontrollen og ændre kontrollerne efter behov.

At have en sådan væsentlig forretningsfunktion giver rimelig sikkerhed ved at reducere sandsynligheden for fejl og beskytte organisationens aktiver. På grund af dens betydning skal virksomhederne overveje de grundlæggende kontrolprincipper.

De vigtigste kontrolprincipper

Kontrolmiljø

Ledelsesstil og forventninger fra seniorledere, især deres kontrolpolitikker, bestemmer kontrolmiljøet.

I et kontrolmiljø er der ekstra kontrol, der udføres af et ledelsesudvalg, der sikrer, at der er administrativ integritet, etiske værdier, en veldefineret organisationsstruktur og kompetente og pålidelige medarbejdere, der tildeler myndighed og ansvar.

Kontrol aktiviteter

Det er specifikke politikker og procedurer, som ledelsen bruger for at nå sine mål. Disse inkluderer følgende:

Opgave adskillelse

Det kræver, at forskellige personer tildeles ansvar for at udføre forskellige opgaver i tilknyttede aktiviteter, især dem, der involverer autorisation, forældremyndighed eller journalføring.

Ved at kræve, at forskellige mennesker udfører disse funktioner, oprettes et afbalanceret kontrolsystem.

Godkendelse af transaktioner og aktiviteter

Det hjælper med at sikre, at alle virksomhedsaktiviteter overholder de fastlagte politikker og retningslinjer.

At kræve, at visse ledere godkender visse typer transaktioner, tilføjer en yderligere forpligtelse til regnskabsregistret ved at demonstrere, at transaktionerne er blevet analyseret og godkendt af den relevante myndighed.

Dokumentstandardisering

Det inkluderer oprettelse af brugervenlige og tilstrækkeligt informative fakturaer og andre dokumenter, brug af fornumrede og på hinanden følgende dokumenter og rettidig forberedelse af dokumenter.

Standardisering gør det nemt at gennemgå gamle poster ved at lede efter kilden til eventuelle uoverensstemmelser i systemet. Manglende standardisering kan medføre, at nogle elementer overses eller fejlagtigt fortolkes i en sådan gennemgang.

Fysisk kontrol og adgangskontrol over aktiver og poster

Det er elektroniske eller mekaniske kontroller (pengeskabe, identifikationskort, hegn, kasseapparater, videokameraer, låse) eller computerkontroller, der er relateret til adgangsrettigheder eller etablerede sikkerhedskopierings- og gendannelsesprocedurer.

Teknologi kan generelt gå, hvor folk ikke kan, og du kan være på jobbet 24 timer i døgnet uden behov for yderligere betaling.

At kontrollere adgangen til et regnskabssystem gennem adgangskoder, låse og elektroniske adgangsposter holder uautoriserede brugere ude af systemet, såvel som en måde at revidere systemanvendelse til at identificere fejlkilder på.

Uafhængige anmeldelser

Virksomheder bør regelmæssigt gennemgå deres kontrolsystemer. Dette skal gøres af en person, der ikke har udført noget af det arbejde, der skal verificeres.

Disse anmeldelser er med til at sikre pålideligheden af ​​regnskabsoplysninger og effektiviteten af ​​driften.

Tildeling af ansvarsområder

Virksomheden skal klart fastlægge ansvar. Tildeling af specifikke opgaver til mennesker sikrer, at de forstår deres rolle i at opretholde kontrol.

Hvis noget ansvar overses, vil et effektivt overvågningssystem gøre det klart, hvem der ikke udfører en tildelt opgave.

eksempler

Alle disse kontroller opfylder målene for kontrolprincippet. Når kontrollerne er på plads, behøver ledere ikke at overvåge aktiviteten for hver enkelt medarbejder. De kan med jævne mellemrum gennemgå kontroller for at sikre, at de fungerer korrekt og fokusere på at drive virksomheden.

Opgave adskillelse

Det er en god kontrol at sikre, at journalføringsfunktioner er adskilt fra faktisk kontanthåndtering.

Af denne grund er kassereren ansvarlig for at indsamle kontanter fra kunder med mulighed for at deponere dem i banken, og regnskabsafdelingen har ansvaret for at registrere disse kontantindtægter og foretage bankafstemninger.

På denne måde kan en enkelt person ikke tage kundens penge og upassende dem, hvilket senere dækker med svigagtig bogføring.

Hvis to mennesker udfører disse job, er den eneste måde, svig kan arbejde på, hvis hver person er i medvirkning til den anden. Det er klart, at to medarbejdere i medarbejdere er meget mindre sandsynlige end en enkelt medarbejder at stjæle.

Godkendelser

At kræve godkendelse for at foretage store udgiftsbetalinger kan forhindre skrupuløse medarbejdere i at foretage store falske transaktioner med selskabsmidler.

En officiel prisliste fungerer som en godkendelse af salgspersonale til at sælge til disse priser. Derudover kan der være en kontrol, der gør det muligt for salgschefen at godkende rimelige ændringer i prislisten.

Personaleomsætning og ferier

Obligatorisk medarbejderomsætning eller ferieperiode implementeres for at opdage svigagtige ordninger, hvor det er påkrævet at have et regelmæssigt system for at vedligeholde det.

Hvis regnskabsføreren ændrer ansvar hver anden måned, vil en person ikke være i stand til at køre et useriøst system konsekvent.

Fysiske revisioner

Fysiske revisioner inkluderer manuel optælling af kontanter og andre fysiske aktiver, der er registreret i regnskabssystemet, såsom varebeholdninger.

Fysisk optælling kan afsløre skjulte afvigelser i kontosaldo ved fuldstændigt at omgå elektroniske poster. Tælling af kontanter på salgsstederne kan udføres dagligt eller endda flere gange om dagen.

Større projekter, ligesom fysisk inventar, skal udføres mindre ofte, måske årligt eller kvartalsvist.

Periodiske regnskabsafstemninger

De garanterer, at saldoen i regnskabssystemet falder sammen med saldoen på konti for andre enheder, såsom banker, leverandører og kunder.

De forskelle, der findes mellem disse typer af supplerende konti, kan afsløre afvigelser i de egne konti, eller at fejlene stammer fra de andre enheder.

Automatiske kontroller

De er sandsynligvis den mest almindelige interne kontrol, fordi de ikke kun beskytter virksomheden, men øger dens effektivitet.

Automatiske tidsur er et godt eksempel. Medarbejdere kontrolleres af disse ure, når de ankommer, og kontrolleres derefter ved afslutningen af ​​deres skift.

Det automatiserede tidsur eliminerer muligheden for, at medarbejdere snyder sig med deres arbejdstid.

Referencer

1. MyAccountingCourse (2018). Hvad er principperne for intern kontrol? Taget fra: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Hvad er kontrolprincippet? Taget fra: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Hvad er de syv principper for intern kontrol? Bizfluent. Taget fra: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Grundlæggende principper for intern kontrol. Taget fra: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Intern kontrol. Taget fra: cliffsnotes.com.
6. Administrator (2015). 17 Principper for intern kontrol. Etisk advokat. Taget fra: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Hvad er de syv interne kontrolprocedurer inden for regnskabsføring? Small Business-Chron. Taget fra: smallbusiness.chron.com.