FORRETNINGSPROTOKOL: EGENSKABER, HVAD DET ER TIL, EKSEMPLER - DUDAS - 2025

Den virksomhed protokol er et sæt af sociale og formelle standarder vedtaget af et selskab for dets overholdelse. Dets funktion er at opstille standarder for adfærd og begrænsninger, der styrer handlingerne for alle medlemmer af virksomheden.

Dette normative organ, normalt inkluderet i en manual eller et dokument, regulerer generelt virksomhedens interne og eksterne adfærd. Det er en adfærdskodeks, der er etableret i virksomhedens organisationskultur.

Gennem forretningsprotokollen fastlægges reglerne for sameksistens mellem de forskellige arbejdsniveauer i virksomheden og de kommunikationskriterier, der skal gælde uden for det.

Forretningsprotokoller samler regler og trin, der skal følges for planlægning, udvikling og kontrol af handlinger udført af et selskab. Disse standarder kan omfatte regler, der er fastlagt af staten.

Et eksempel på forretningsprotokol er den måde, hvorpå en sekretær reagerer på et telefonopkald på en venlig måde. Også den respektfulde behandling af chaufføren af ​​et transportfirma, mens han fører en passager til lufthavnen.

Funktioner i forretningsprotokollen

Inden citerer kendetegnene for forretningsprotokollen, skal udtrykets oprindelse tydeligt angives for bedre at specificere dens indhold.

Protokol kommer fra det latinske "protos", som betyder "hvad der kommer foran noget", og "kollos", der refererer til handlingen ved at klæbe eller klæbe noget.

Ordbogen over Royal Academy of the Spanish Language definerer den i en af ​​dens betydninger som et "sæt regler fastlagt ved standard eller brugerdefineret til ceremonier og officielle eller højtidelige handlinger".

En protokol er en beskrivelse af adfærdsstandarder, der skal følges i en virksomhed eller institution. Den beskriver retningslinjer og procedurer for adfærd til at udføre en handling eller i en bestemt situation.

Forretningsprotokollen skal formidle kunderne essensen af ​​virksomheden, hvorfor den er en del af dens filosofi og image. Der er forskellige typer protokoller: forretning, religiøs, officiel, sport, social osv.

Egenskaberne ved en god forretningsprotokol er

1- Det er ikke lovreguleret, men det håndhæves strengt inden for virksomheden af ​​dets medlemmer.

2- Det er praktisk, fordi det regulerer almindelige situationer, der opstår i virksomheden. På denne måde undgås det, at det er et banalt dokument uden overholdelse af arbejdet.

3- Det er tilgængeligt for alle medlemmer af organisationen, fordi det fastlægger adfærdsretningslinjer for hver arbejdssituation.

4- Det er forståeligt, fordi det skal være skrevet på et klart sprog for alle virksomhedens ansatte at assimilere og overholde uden undskyldning.

5- Det er fleksibelt, i princippet, fordi de etablerede regler skal tilpasses den enkelte virksomheds situation, også i krisetider. Men også fordi de kan variere over tid og tilpasse sig ændringer.

Hvad er forretningsprotokollen til?

Sæt standarder for adfærd

At indstille retningslinjerne for adfærd i en virksomhed i en protokollemanual tjener til at regulere sine medlemmers adfærd og skaber en organisationskultur.

Uden en protokol ville arbejdsrelationer og kommunikation mellem virksomheden og klienterne være i totalt kaos. Der ville ikke være respekt for hierarkier, og fraværet af en adfærdskode ville resultere i konstant respekt og interne konfrontationer.

Den hierarkiske rækkefølge uden en forretningsprotokol kunne ikke udføres, hvilket ændrer virksomhedens organisationsstruktur.

Vejledning til sociale aktiviteter

Set ud fra etiketten er protokollen også nødvendig for organisering og gennemførelse af sociale aktiviteter, der er relevante for virksomheden.

Protokollen hjælper med at konsolidere virksomhedens prestige blandt sine ansatte og med dem der er knyttet til det: kunder, aktionærer, leverandører, myndigheder osv.

Etablere virksomhedens image

Det er en del af virksomhedens image for virksomheden, fordi det styrer og kanaliserer de positive handlinger, som medlemmene i virksomheden har. Virksomhedens image afhænger ikke kun af det i sig selv produkt eller service, det leverer; men af ​​helheden af ​​elementer, der drejer sig om det.

Protokollen er nyttig og nødvendig for virksomheder, fordi den bidrager til at forbedre menneskelige relationer og styrker deres virksomheds image. Når det udvides til at omfatte alle områder i organisationen, hjælper det med at opnå et sundt og harmonisk arbejdsmiljø.

Opret virksomhedskultur

Det skaber også erhvervsliv og arbejdskultur ved at uddanne arbejdstagere og ledere om behovet for at integrere og samarbejde med organisatoriske mål. Det hjælper også med at guide virksomhedens repræsentants forhold til deres medarbejdere og kunder.

Eksempler på forretningsprotokol

Forretningsprotokollen dækker de procedurer, der er etableret i forretningsorganisationen for at arrangere begivenheder: møder, besøg, konferencer, forhandlinger, formelle handlinger osv.

Men det indebærer også måden at kommunikere (intern kommunikation) mellem organisationens medlemmer og med klienter og nærtstående parter (ekstern kommunikation). Dette inkluderer alt fra den måde, du svarer på et telefonopkald, til den måde, du bærer din uniform på, eller den måde du klæder på.

Ligeledes inkluderer / forstår det skrivemåden for et brev eller en e-mail og alle de nødvendige elementer for at styrke virksomhedens image for virksomheden.

Et eksempel på en forretningsprotokol er modtagelse af et telefonopkald. I vejen til at besvare, hilse og introducere dig selv er der en implicit virksomhedskultur. Det er derfor et element, der er tæt knyttet til forretning eller brand image.

Protokol i telefonopkald

- God morgen hr. / Fru

- Jeg er Judith, hvordan kan jeg hjælpe / tjene dig?

- Jeg vil gennemgå din sag, skal du ikke trække sig tilbage.

- Tak, fordi du ringer, vi er til din tjeneste.

- Ha en glad dag Hr. / Fru.

Protokol i præsentation, hilsen og farvel

• Stå op, når du hilser.
• Ræk hænderne subtilt og smil.
• Undgå effusive kram og kys.
• Se personen i øjet, når du taler.
• Undgå tuteo og brug af almindelige vilkår.
• Vær hjertelig og venlig i din forretning.
• Prøv at ringe til personen ved navn, hvis du ved det.
• Undgå overdreven tillid.
• Undgå at tale overdrevent om dig selv og dit personlige liv.

Kjole-protokol

• Bær ikke upassende tøj eller tøj, der tiltrækker for meget opmærksomhed.
• Bær tøj, der hjælper med at supplere din personlighed.
• Bær passende tøjstørrelser.
• Bær slips / jakke / nederdel / bluse.
• Mænd skal barbere sig ordentligt og passe på deres fysiske udseende.
• Kvinder udgør ordentligt.
• Hold hænder og negle rene og velplejet.
• Brug diskrete parfumer eller lotioner.

Referencer

1. Martínez, Julián Mesa: Manual til forretningsprotokol: indhold og klargøringstrin. Hentet den 14. februar 2018 fra blog.grupo-pya.com
2. Hvad er protokol, og hvad er det for i virksomheden? Konsulteret af gestiopolis.com
3. Hvorfor er protokol vigtig i virksomheder? Konsulteret af gadebs.es
4. Protokollen. Royal Spanish Academy. Almindelig ordbog. Konsulteret af dle.rae.es
5. Forretningsprotokollen. Hørt af cevents.es
6. Betydningen af ​​forretningsprotokol. Konsulteret fra telesup.edu.pe