HVAD ER DOKUMENTETS LIVSCYKLUS? - KULTURORDFORRÅD - 2025

Dokumenters livscyklus består af en række trin, hvorigennem en fil passerer gennem sin brugstid. Disse faser spænder fra oprettelsen af ​​et dokument gennem al dets anvendelser og ændringer, indtil det øjeblik, hvor det blev ødelagt eller permanent arkiveret.

Begrebet dokumenters livscyklus blev oprettet i USA efter 2. verdenskrig. Dette skyldtes behovet for at finde en passende måde at håndtere et stort antal filer, der var samlet.

Billedkilde: Wikimedia.org.

Hver disciplin nærmer sig dokumentets livscyklus forskelligt under hensyntagen til dens fokus og arkivets art. F.eks. Kan livscyklussen i et juridisk dokument have forskellige faser end et akademisk dokument.

I begge tilfælde varierer overvejelserne om, hvor længe et dokument skal opbevares, hvordan det skal opbevares eller hvad der skal være dets korrekte anvendelse. Tilsvarende er der også forskellige tilgange til stadierne i dens livscyklus.

Der kan for eksempel være dokumenter, der ikke har nogen værdi for et firma eller en regeringsenhed på grund af deres alder. Imidlertid kan disse samme arkiver have en høj historisk værdi for et museum.

En anden grundlæggende forskel er den, der findes mellem analoge og digitale dokumenter. Selv om vigtigheden ligger i indholdet af dokumenter, indebærer eksistensen af ​​digitale filer særlige forhold i deres håndtering og i faser af deres livscyklus.

De tre aldre af dokumenter

Billede: slideplayer

I 1972 foreslog historikeren Carlos Wyffels teorien om de tre aldre. I henhold til dette er dokumenter objekter, der har en vital proces, hvor deres brug transformeres.

Generelt er dokumenter under intensiv brug umiddelbart efter oprettelsen og i et bestemt tidsrum. Imidlertid reduceres denne brug med tiden indtil det øjeblik, hvor den stopper helt, enten fordi de arkiveres eller ødelægges.

Ifølge Wyffels er denne cyklus, som alle dokumenter gennemgår, opdelt i tre aldre: den administrative eller aktive alder, den mellemliggende eller semi-aktive alder og den inaktive eller historiske alder.

Administrativ eller aktiv alder (administrationsfil)

Henviser til den aktive periode i et dokument. Det begynder i det øjeblik, det oprettes, og gennemgår forskellige faser, hvor det ofte konsulteres, overføres og deles.

F.eks. Begynder den administrative alder for en hjælpefaktura, når den genereres. Fortsæt derefter med at bevæge dig i en begrænset periode - mens du leverer eller e-mailer af en postbud, når du kontrollerer, og når du betaler.

Mellem- eller halvaktiv alder (central fil)

Det er den periode, hvor dokumentet har mistet nytten, som det blev oprettet til. Derfor er den ikke så aktiv i brug som i administrativ alder. Den er dog bevaret og kan høres sjældent.

F.eks. Begynder mellemalderen for en hjælpefaktura, når den efter betaling er arkiveret i en mappe. Det er meget sandsynligt, at det aldrig bliver hørt igen, men det opbevares, hvis der opstår bekymring.

Dokumenternes semi-aktive levetid kan variere afhængigt af dokumenttypen og afhængigt af konteksten. Et juridisk dokument kan for eksempel have en længere aktiv levetid end en regningsregning.

Den inaktive alder eller historiske alder (historisk arkiv)

Henviser til arkivets sidste periode. Imidlertid har ikke alle filer den samme destination. Afhængig af deres art kan de gøres historiske eller ødelægges.

Historiske arkiver er dem, der har en kulturel eller forskningsværdi. Derfor søges konserveringsmetoder i dette trin for at bevare dem så fuldstændigt som muligt.

Faser i dokumenternes livscyklus

Teorien om de tre aldre fastlægger på en generel måde de grundlæggende faser, som alle dokumenter gennemgår. Der er dog også andre mere specifikke faser, der definerer nytten og håndteringen af ​​dokumenter.

De stadier, et dokument gennemgår, afhænger af dets værdi, dets anvendelse og dets kontekst. I henhold til disse karakteristika bestemmes det, hvilke faser det skal gennemgå, og hvad er de tekniske og administrative bestemmelser for hver enkelt af dem.

Dette er nogle af de vigtigste faser, som et dokument gennemgår i sin brugstid:

1-Oprettelse: består af oprettelsen af ​​dokumentet, enten i trykt eller digitalt format.

2-Storage: i henhold til det format, som dokumentet er oprettet, gemmes det fysisk eller digitalt. I nogle tilfælde betragtes digitaliseringsstadiet også, når det er en del af processen.

3-kategorisering: refererer til organisering, klassificering eller indeksering af dokumenter i henhold til de parametre, der er fastlagt i hver sammenhæng.

4-Transfer: henviser til afsendelse og / eller levering af et dokument i henhold til dets egenskaber. I øjeblikket kan dette henvise til en levering med fysisk post eller en levering via e-mail, som tilfældet er.

5-distribution: dette trin henviser til dokumenter, der er offentligt anvendt eller har brug for, og derfor er de nødt til at blive videregivet til en bestemt gruppe mennesker, når de er oprettet.

6-samarbejdsbrug: På nuværende tidspunkt kan filer arrangeres til delt brug og redigering. Dette trin er for nylig og ser udelukkende til digitale dokumenter.

7-høring: henviser til det trin, hvor dokumenterne er arrangeret med den hensigt, at de kan høres. Under denne proces er sikkerheds- og / eller tilgængelighedsbestemmelser meget vigtige, afhængigt af offentligheden, der forventes at få adgang til informationen.

8-arkivering eller destruktion: dette er den sidste fase i livscyklussen for alle dokumenter. Det svarer til det øjeblik, hvor det afgøres, om det har tilstrækkelig historisk værdi til at blive bevaret eller tværtimod, det bliver ødelagt.

Midler

1. Darmouth College. (SF). Dokumentets livscyklus: Definitioner, understøttende teknologier og applikationer. Gendannes fra: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Dokumenters livscyklus: Teori i 3 aldre. Gendannes fra: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Hvad er en livscyklus for elektronisk dokumenthåndtering? Gendannes fra: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Dokument livscyklus. Gendannes fra: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Dokumenternes livscyklus - Det spanske arkivsystem. Gendannes fra: normadat.es.