SMÅ KONTANTREFUSION: HVAD DET ER, DOKUMENTER OG EKSEMPLER - DUDAS - 2025

Den refusion af småpenge er refusion, der er lavet til en fast fond tilknyttet en afdeling af virksomheden, for mængden af betalinger foretaget af denne måde, i henhold til det, der er angivet i fakturaer og kvitteringer præsenteret, med henblik på at færdiggøre dit startbeløb kontant igen.

Virksomheder holder normalt mindre kontantbeløb på stedet for at imødekomme små diverse betalinger, såsom udgifter til mad og kontorartikler.

Kilde: pixabay.com

Der kan være flere små kontantplaceringer i en større forretning, sandsynligvis en pr. Bygning eller endda en pr. Afdeling. Et separat regnskabssystem bruges til at spore småkontanttransaktioner.

Disse betalinger håndteres normalt gennem et system med små kontante forskud, som der tildeles et beløb af "svingende penge". Dette er det maksimale kontantbeløb, der kan holdes på et hvilket som helst tidspunkt.

Den foretrukne metode til tilbagebetaling er ved check, anmodet om via en behørigt autoriseret og dokumenteret checkanmodning.

Hvad er små kontant refusion?

For at oprette en småkontantfond oprettes en check for størrelsen af ​​den afdeling, der er afsat til det bestemte småkontant.

Den indledende indtastning af småkontantjournalen er en debitering til småkontokontoen og en kredit til kontanter eller bankkonti.

Depositaren udbetaler derefter forskellige beløb fra småkontantfonden i bytte for kvitteringer relateret til uanset omkostningerne.

På dette tidspunkt er der ingen journalpost. I stedet falder kontantbeholdningen i småkontantfonden, mens antallet af indtægter stiger.

De resterende kontanter plus de samlede indtægter skal til enhver tid være lig med det oprindelige beløb i midler i det nederste felt. Dog kan tyveri eller registreringsfejl resultere i en variation af det oprindelige finansieringsbeløb.

Tilbagebetale

Når kontantbeholdningen i småkontantfonden falder til et lavt tilstrækkeligt niveau, anmoder småkapitalforvalteren kassen om kontantgodtgørelse.

Dette får tallet for i alt de indtægter, der er akkumuleret. Kassereren skriver en ny check for kvitteringernes fulde værdi og udveksler denne check for kvitteringerne.

Indtastningen for småkontanter er en debitering til småkontokontoen og en kredit til kontanter eller bankkonti.

Forvalteren med små kontanter indtaster kontanterne i småkontantskuffen, som nu skal indeholde det oprindelige beløb, der er afsat til fonden.

Kassereren opretter en journalpost for at registrere små kontantindtægter. Dette er en kredit til småkontokontoen og debiterer flere forskellige udgiftskonti, afhængigt af hvad der blev købt med kontanterne.

Controls

Der er behov for at etablere stærk intern kontrol med kontantindtægter eller udbetalinger for at forhindre misforvaltning af midler og beskyttelse mod tab.

- Den mindre kasse skal opbevares på et sikkert sted. For eksempel i en pengekasse.

- Kassereren skal være ansvarlig for at opretholde fakturaerne svarende til betalinger foretaget via småkontanter.

- Tællinger med overraskelseskontanter skal udføres fra tid til anden for at sikre nøjagtigheden af ​​den kontante saldo, der er angivet på småkassen.

- Mængden af ​​kontanter i småkontanter bør ikke være for høj.

Dokumenter

Hvert firma definerer de formater, der skal bruges, og proceduren, der skal følges for refusionsanmodning, men i det væsentlige består processen af ​​at samle alle betalinger, der er foretaget med bunden af ​​det nederste felt og de respektive understøttelser.

Det er vigtigt, at enhver betaling, endda minimal, understøttes af den respektive faktura eller, hvis relevant, det ækvivalente dokument, hvor det firma eller den person, hvortil betalingen blev foretaget, kan identificeres klart, for relevante problemer såsom håndtering af skatter og regnskab.

Refusionsformat

Den depotmand, der er ansvarlig for håndtering af småkontanter, skal udfylde en voucher kaldet "Refusion of petty cash", der viser udgifter, der er afholdt i en given periode, for at få refusion for de forbrugte penge.

Medarbejderen skal fremlægge alle originale udgiftskvitteringer knyttet til en udfyldt form for smågodtgørelse:

Summen af ​​alle fakturaer og kvitteringer i refusionsformat og de resterende disponible kontanter i småkontanter skal svare til størrelsen af ​​den oprindelige forskudsfond.

Det samlede antal små kontant refusionsformat med summen af ​​alle individuelle betalinger sendes til controller for endelig gennemgang og godkendelse.

Udbetalingsbilag

For at tilbagebetale værdien af ​​de udgifter, der er foretaget i henhold til kvitteringer og småkontantfakturaer, som er anført i dokumentet "smågodtgørelse", genereres et bevis for udgifter eller betaling, som vist nedenfor.

Alle disse involverede dokumenter skal vedhæftes journalregnskabets regnskab.

Refusionsformularen og originaler fra al dokumentation sendes til den betalte afdeling for behandling.

Beviset for decharge er foretaget på vegne af depotkontorens navn, så checken kan udstedes i hans navn for det ønskede beløb. Restitutionscheck kan indbetales privat af depotmand.

eksempler

Company ABC beslutter at allokere $ 100 kontant som mindre kontantfond til sin driftsafdeling, så det direkte kan behandle sine lave omkostninger.

Den 1. marts leveres pengene på $ 100. Den indledende allokering af små kontanter registreres i regnskabet som følger:

I løbet af marts måned foretog driftsafdelingen følgende mindre betalinger via småkontanter:

- 3. januar: køb af te til $ 10.

- 15. januar: køb af papirvarer til $ 50.

- 27. januar: betaling til blikkenslager for $ 20.

Disse betalinger, der foretages med småkontanter, indregnes i regnskabet som følger:

Den mindre kasse skal tilbagebetales den 31. marts. Da den samlede udgift for måneden var $ 80, så dette vil være det beløb, der skal refunderes:

Fra 1. april vil den nedre boks derfor igen have de $ 100, der oprindeligt blev tildelt den.

Referencer

1. Fordham University (2019). Små kontant imprestationsmidler og refusioner. Taget fra: fordham.edu.
2. Stanford University (2019). Sådan gør du: Refunderer en medarbejder med små kontanter. Taget fra: web.stanford.edu.
3. Regnskab forenklet (2019). Regnskabsmæssig behandling af små kontanter. Taget fra: accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Små kontantregnskab. Regnskabsværktøjer. Taget fra: accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Lille kontant refusion. Taget fra: gerencie.com.