KØBSREKVISITION: TYPER, HVORDAN DEN LAVES OG EKSEMPLER - DUDAS - 2025

Formularen til købsrekvisition er det dokument, der genereres af en brugerafdeling eller af lagerpersonalet for at underrette indkøbsafdelingen om de varer, der skal bestilles, mængden og leveringstidsrammen. Køb fra en virksomhed begynder med indsamling af krav.

Når de er samlet, skal indkøbsafdelingen informeres. Købsrekvisition er det dokument, der indeholder listen over disse krav. For at forhindre svig har afdelingsledere normalt ikke tilladelse til at bestille direkte fra leverandører eller til at købe på firmaets vegne.

I stedet er det en anden afdeling kaldet indkøbsafdelingen, der faktisk bestiller hos eksterne leverandører. Ledere for de forskellige afdelinger bruger købsrekvisitionsformularerne til at informere denne afdeling om, hvilke materialer der skal købes.

Indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer er nøgledokumenter i processen med at erhverve de genstande, som virksomheden har brug for til dens drift, standardisering af ordreprocessen internt og eksternt.

typer

De vigtigste punkter omkring købsrekvisitionen er som følger:

- Det er en anmodning indgivet til indkøbsafdelingen om at erhverve en bestemt liste over materialer.

- Du har brug for godkendelse af den køberorganisation.

- Det er et internt dokument; det vil sige, det forbliver inden for organisationen.

Du kan oprette en indkøbsrekvisition til følgende typer indkøb:

Standard

At skaffe forsyninger og materialer fra leverandører, både til produktionsprocesser og kontorartikler og andre aktiver.

Outsourcing

At levere råmateriale til en leverandør og dermed få et færdigt produkt.

Forsendelse

At få materiale, der opbevares i virksomhedens faciliteter og leverandøren, betales for det.

Overførsel

At få materialer fra en anden afdeling eller et område, der er inden for samme organisation.

Ekstern service

At få tjenester fra en tredjepartudbyder, såsom udførelse af fabriksvedligeholdelse.

Som uddybet?

De grundlæggende komponenter, der udgør en købsrekvisition er:

- Rekvisitionens nummer, der gør det muligt at identificere dokumentet. Det skal være fortrykt.

- Anmoder om afdeling.

- Dato for rekvisition og anmodet leveringsdato.

- Navn på den person, der forbereder rekvisitionen og underskriften på den person, der udfører den tilsvarende tilladelse.

- De ønskede emner skal beskrives detaljeret for at undgå unøjagtige data. Beløbet skal være nøjagtigt; det er meget vigtigt at placere den krævede enhed (kilo, liter, enheder osv.).

- Underskrift af indkøbsafdelingslederen, der godkender eller ikke godkender købet.

- Hvis leverandører allerede har anmodet om tilbud, skal de vedhæftes rekvisitionen.

Køb af rekvisition

Købsrekvisitionsprocessen bruges af organisationer til at placere og spore ordrer for forsyninger. Disse kan være alt fra råvarer til kontormøbler og mere.

Når en afdelingsleder overvejer at materialerne løber lavt, udfylder de købsrekvisitionsformularen, der inkluderer felterne ovenfor.

En købsrekvisition er den form, som en virksomhedsafdeling sender til indkøbsafdelingen, hvor de varer, den vil bestilles fra en ekstern leverandør, vises.

Denne proces giver brugerne mulighed for at afgive en ordre, modtage godkendelse af vejlederen og vigtigst af alt give tredjepartsleverandører mulighed for at afgive pristilbud.

Når indkøbschefen modtager købsrekvisitionen i denne proces, kan han gennemgå alle de oplysninger, som kildebrugeren har indsendt. Lederen vælger blot, om rekvisitionen er godkendt eller ej.

Hvis den ikke er godkendt, er der en boks til at angive årsagen til beslutningen, og den anmodende afdeling vil blive informeret om denne beslutning. Hvis manageren dog godkender det, vil det næste skridt være at anmode om et tilbud fra leverandørerne.

Betydning

Start købsprocessen

Fra tid til anden har en virksomheds afdelinger brug for materialer; købsrekvisitionen starter købsprocessen. Indkøbsafdelingen vil handle i henhold til dokumentets styrke.

Hvis der er problemer, fungerer dokumentet som bevis for, at en afdeling bestilte forsyningerne med en bestemt kommunikation.

Det er et kontrolværktøj

Hvis der ikke er korrekt kontrol, kan personalet være involveret i svig, da de kan anmode om materiale til personlig brug.

Med en købsrekvisition er der foranstaltninger, der sikrer, at der ikke praktiseres svig. Anmodningen skal gennem flere hænder for at sikre dens nøjagtighed og nødvendighed.

Beskyt virksomheden

Når rekvisitionsordrer er på plads, undgås chancerne for svig. Virksomhedens aktiver er også beskyttet.

Centralisering af indkøbsprocessen

Når en organisation kræver, at alle rekvisitioner udføres centralt gennem indkøbsafdelingen, er det let at styre hele processen.

Købere drager også fordel, da de nu kan samle køb og udnytte organisationens købekraft til at forhandle bedre vilkår.

eksempler

Eksempel 1

Anmodningsnr.: 00455

Dato: 15. maj 2018

Ansøgerens navn: Annaliese Corvo

Position: træningsvejleder

Afdeling: Personaleuddannelse

Årsag til anmodning: Følgende artikler skal bruges i uddannelseskursen "Kvalitetssikring", der vil blive givet i ugen 16. til 20. juli 2018.

- 01 tilfælde af flip chart markører.

- 12 blyanter.

- 01 flip chart med 20 hvide lag: 1 meter bred x 1,5 meter lang.

- 12 notebook-enheder i normal størrelse.

- 06 farvede markører til tavle.

- 12 viskelædere, der skal slettes.

- 12 blå blækpenne.

2 tilbud modtaget fra brevpapirleverandører er vedlagt.

Autoriseret af: Alberto Moreno

Position: Human Resources manager

HR afdeling

Eksempel 2

Confecciones Tely, SAs produktionsafdeling skal bestille forskellige materialer og udfylde formularen til indkøbsrekvisition. Denne formular meddeler indkøbsafdelingen, at disse forsyninger er nødvendige.

Indkøbsafdelingen kan godkende eller afvise den modtagne rekvisition. Hvis den godkendes, oprettes en indkøbsordre.

Indkøbsordren sendes til sælgeren for at købe produkterne. Leverandøren producerer og leverer produkterne med en faktura.

Den modtagende afdeling modtager produkterne og leverer kvitteringsrapporten til regnskabsafdelingen.

Hvis alle dokumenter er i overensstemmelse, udsteder regnskabsområdet godkendelsen af ​​fakturaen til kassen, hvilket angiver, at betalingen kan foretages til leverandøren.

Referencer

1. Business Dictionary (2018). Indkøbsrekvisition. Taget fra: businessdiction.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Hvad er en indkøbsanmodning? Taget fra: myaccountingcourse.com.
3. Skovtid. Forskellen mellem en rekvisition og en indkøbsordre. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Hvad er en indkøbsanmodning, og hvorfor det er vigtigt for din virksomhed. Procurify. Taget fra: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Købskrav. Taget fra: tutorialspoint.com.