- Krævet profil
- Der kræves færdigheder
- Aktivt lyt
- Læseforståelse
- Tidsadministration
- Ved hvordan man skal tale
- Skrivning
- Kritisk tænkning
- Proaktiv læring
- Samordning
- Anmeldelse
- Funktioner
- ansvar
- Opmærksomhed til ledere
- Intern og ekstern interaktion
- Administrativ support
- Referencer
Den udøvende sekretær er et job eller erhverv, der tjener til at yde maksimal støtte til højtstående medarbejdere i en virksomhed eller organisation. Han vil være den, der vil organisere og vedligeholde ledernes plan og hjælpe dem med at udføre en lang række administrative opgaver.
Målet er at bidrage til virksomhedens samlede effektivitet ved at sikre, at alle administrative opgaver, der er tildelt dig, udføres på en rettidig og effektiv måde. En sekretær er den person, der yder administrativ støtte. De kan udføre opgaver såsom skrivning og arkivering, besvarelse af telefonen og transmission af beskeder.
Kilde: pixabay.com
På den anden side udfører eksekutivsekretæren eller administrativ assistent nogle af disse aktiviteter sammen med at koordinere kontoret, undersøge produkter, interagere med leverandører, bestille ordrer og oprette en database..
Ledende sekretærer modtager typisk højere lønninger end sekretærer, fordi de udfører funktioner på højt niveau og fremskynder kontorets produktivitet.
Krævet profil
- Bachelorgrad i forretningsadministration eller beslægtede områder.
- Påvist erfaring som eksekutivsekretær eller lignende administrativ rolle.
- Skal være kompetent til at håndtere Microsoft-Office på en omfattende måde og i back-office-software, f.eks. ERP-systemer.
- Indgående kendskab til kontoradministration og grundlæggende regnskabsprocedurer samt det relevante tekniske ordforråd, der bruges i branchen.
- Kendskab til grundlæggende forskningsmetoder og rapporteringsteknikker.
- Fremragende organisatoriske og tidsstyringsevner.
- Fremragende kommunikations- og forhandlingsevner.
- Integritet og fortrolighed.
Executive sekretærer skal være hurtige fagfolk med store tidsstyringsevner og multitasking evne. Det er med deres flid og kompetence i deres arbejde, at ledere kan fokusere på deres ledelsesansvar uden at bekymre sig om andre opgaver.
Mange ledere er meget afhængige af deres eksekutivsekretær for at koordinere de daglige opgaver og holde dem tidsplan. Takt og selvsikkerhed kræves som forvaltere af lederens tid.
Der kræves færdigheder
Eksekutivsekretærer skal være dygtige i grundlæggende færdigheder som skrivning, grammatik, stavning og tegnsætning og have erfaring med at bruge kontorudstyr og almindelige softwareapplikationer såsom tekstbehandling, regneark og grafik.
Ligeledes skal de have fremragende tidsstyringsevner og evnen til effektivt at håndtere forskellige ansvarsområder.
På den anden side har en udøvende sekretær også brug for andre kvaliteter, såsom god dømmekraft, diplomati, skøn og evnen til at løse problemer uafhængigt.
De har brug for stærke kommunikationsevner for at interagere med offentligheden, skrive rapporter og gennemgå publikationer.
Aktivt lyt
Du skal være i stand til at være fuld opmærksom på, hvad andre mennesker siger, tage dig tid til at forstå de punkter, der bliver fremsat, stille spørgsmål som passende og ikke afbryde på uhensigtsmæssige tidspunkter.
Læseforståelse
Fuld forståelse af skriftlige sætninger og afsnit i arbejdsrelaterede dokumenter.
Tidsadministration
Ved, hvordan du effektivt styrer både din egen tid såvel som andres tid.
Ved hvordan man skal tale
Tal tydeligt med andre mennesker for at formidle information effektivt.
Skrivning
Har effektiv kommunikation skriftligt, alt efter behov hos publikum.
Kritisk tænkning
Brug af logik og begrundelse for at kunne identificere styrker og svagheder ved løsninger, konklusioner eller alternative tilgange til problemer, der opstår.
Proaktiv læring
Forstå implikationerne af ny information for nuværende og fremtidig problemløsning og beslutningstagning.
Samordning
Tilpasning af handlinger i forhold til andres handlinger.
Anmeldelse
Gennemgang og evaluering af resultaterne af sig selv, andre mennesker eller organisationer for at foretage forbedringer eller træffe korrigerende foranstaltninger.
Funktioner
En udøvende sekretær kan være ansvarlig for små kontanter og regnskab, men kan også administrere et budget. Du kan offentliggøre artikler på et websted, men du kan også designe og administrere webstedet.
Du kan indtaste data i et regneark, som du har designet og brugt til dine rapporteringsfunktioner.
En administrerende sekretær kan føre tilsyn med det administrative personale. Rapporterer ofte direkte til administrerende direktør og kan godkende en eller flere ledende medarbejdere.
ansvar
Opmærksomhed til ledere
- Oprettholde dagsordenen for direktørerne og hjælpe med planlægningen af aftaler, bestyrelsesmøder, konferencer osv.
- Deltag i møder for at forberede mødeprotokoller og referater, derefter samle, transkribere og distribuere dem.
- Foretag alle rejsearrangementer for ledere: billetkøb, hotelreservation, levering af rejseudgifter, styring og gennemgang af relevant dokumentation osv.
- Gennemføre de mandaterede undersøgelser, indsamle data og udarbejde dokumenter eller rapporter til behandling og præsentation af ledere, udvalg og bestyrelser, som tildelt.
- Håndter fortrolige dokumenter, så du forbliver beskyttet og sikker.
Intern og ekstern interaktion
- Modtag og filtrer telefonopkald, og omdiriger dem til den rette person, når det er praktisk.
- Administrer, prioriter og distribuer al indgående eller udgående korrespondance (e-mail, breve, faxer, pakker osv.), Læse og analysere indgående memoer, præsentationer og rapporter for at bestemme deres betydning og planlægge deres distribution.
- Forbered svar på korrespondance, der indeholder rutinemæssige forespørgsler.
- Overvåg brugen af kontorartikler og forhandle vilkårene med leverandørerne for at sikre, at ordrer er mere rentable.
- Mød med enkeltpersoner, interessegrupper og andre på vegne af ledere, udvalg og bestyrelser.
- Velkommen besøgende og afgør, om de skal have adgang til bestemte personer.
Administrativ support
- Opbevar elektroniske og papirregistre, så du sikrer, at oplysningerne er organiserede og let tilgængelige til hurtig hentning.
- Forbered fakturaer, rapporter, bogstaver, regnskaber og andre dokumenter ved hjælp af tekstbehandlingssoftware, regneark, databaser og / eller præsentationer, og giver også den tilsvarende hjælp til regnskabsføring.
- Udfør generelle kontoropgaver, såsom vedligeholdelse af administrationssystemer og udførelse af grundlæggende regnskabsopgaver.
- Koordinere og direkte kontortjenester, såsom poster og budgettering, for at hjælpe ledere.
- Etablere og overvåge administrative politikker og procedurer, både for kontoransatte såvel som for organisationen.
- Gennemgå driftspraksis og procedurer for at afgøre, om der kan foretages forbedringer inden for områder som arbejdsgang, rapporteringsprocedurer eller udgifter.
- Overvåge og uddanne andet administrativt personale.
Referencer
- Brugbar (2018). Eksekutivsekretær jobbeskrivelse. Taget fra: resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Forskellen mellem en sekretær og en udøvende sekretær. Arbejde - Kron. Taget fra: work.chron.com.
- Karriereplanlægger (2018). Eksekutivsekretær og administrativ assistent. Taget fra: job-describ.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Eksekutivsekretær Jobbeskrivelse. Taget fra: hrvillage.com.
- BSR (2018). Direktørens ansvar. Taget fra: bestsampleresume.com