SKRIFTLIG KOMMUNIKATION: KARAKTERISTIKA, TYPER, ELEMENTER - LITTERATUR - 2025

Den skriftlige kommunikation er enhver form for interaktion, der gør brug af den skriftlige kode. Selvom det er baseret på det samme sproglige oralitetssystem, er dets egenskaber forskellige. I modsætning til andre er den skriftlige form således helt konventionel. Dette skal følge definerede mønstre i henhold til reglerne fastlagt af sproget.

På den anden side er skriftlig kommunikation den mest almindelige form for formel kommunikation mellem mennesker og udfører sociale funktioner af forskellige slags. Blandt dens anvendelser bruges det meget ofte til at dokumentere forskellige typer begivenheder og til at udføre interpersonelle interaktioner.

Derudover er en anden af ​​dens mest relevante egenskaber, at den ikke kræver tilstedeværelse af afsender og modtager i samme rum og tid. Derfor modtages meddelelsen doven, og samspillet mellem forfatteren (afsenderen) og læseren (modtageren) er meget begrænset.

På den anden side er skriftlig kommunikation i det væsentlige en kreativ aktivitet, der kræver bevidst indsats. Denne indsats kommer fra stimuli produceret af sindet.

I dette adskiller det sig fra den orale, hvor de samles udefra af sensoriske receptorer. De, der skriver, på den anden side kommer fra intern intellektuel aktivitet.

egenskaber

Forsinket modtagelse af beskeden

Et af egenskaberne ved skriftlig kommunikation er relateret til tidsfaktoren. I en kommunikationssituation ansigt til ansigt modtages afsenderens krypterede meddelelser øjeblikkeligt af modtageren.

Men i en skriftlig meddelelse er der altid en forsinkelse. Generelt er der ingen fast tidsbegrænsning for denne forsinkelse.

Begrænsede cykler

Kommunikationscyklussen består af fire grundlæggende kommunikative elementer: afsenderen, beskeden sammen med kommunikationskanalen, modtageren og responsen eller reaktionen. Når modtagelsen af ​​meddelelsen finder sted forsinket, er cyklussen for skriftlig kommunikation mere begrænset.

På grund af nye fremskridt inden for kommunikation og information tillader mange kanaler, at det sidste trin i cyklussen (feedback eller respons) kan afsluttes næsten samme tid som i en ansigt til ansigt-kommunikation. Et eksempel på disse er instant messaging-tjenester.

Lille plads til redundans

Den skriftlige registrering begrænser muligheden for afskedigelse. I mundtlig kommunikation understøtter bevægelser og paraverbale elementer - såsom intonation - verbalt sprog.

Dette er ikke tilfældet i skriftlig kommunikation. Af denne grund er efterspørgselsniveauet højere, hvilket tvinger udstederen til at bruge ordene med større præcision.

Faktisk har skriftlig kommunikation en høj social værdi. Denne vurdering falder med gentagelse af ord og brugen af ​​de samme syntaktiske mønstre. Her hersker originalitet og endda formel innovation.

Forhåndsplanlægning

Generelt er skriftlig kommunikation ikke en improviseret handling. Skrivning opfylder ofte en række betingelser eller krav. Blandt dem, hvis man søger effektiv kommunikation, er det nødvendigt at være klar over indholdet af meddelelsen som helhed og dens interne artikulering.

For at gøre dette skal udstederen have en tekstorganisationsordning. Efterhånden som teksten skrider frem, samles alle elementer i meddelelsen, indtil relevante ideer med mening opnås.

typer

Med hensyn til typerne af skriftlig kommunikation er der lige så mange som de flere og forskellige områder af menneskelig handling. På denne måde forsvinder hver gang nogle (telegrammer), og andre vises (f.eks. E-mail). Kun nogle af disse vil blive beskrevet nedenfor.

memoer

En memo er et populært middel til intern skriftlig kommunikation blandt medlemmer af en organisation. Det er en kort formular brevformular med minimale former for høflighed og øjeblikkelig adgang til meddelelsens specifikke emne.

I denne type kommunikation er der generelt forud etablerede formater. Hovedreglen for at overholde inkluderer korrekt formulering og personlig og hierarkisk respekt. Skrivemåden skal være direkte og uden fortrolighed af nogen art.

Rapporter

Rapporter er en anden type skriftlig kommunikation. De kan bruges til kommercielle, uddannelsesmæssige, juridiske eller videnskabelige formål.

Afhængigt af rapportens art og formål kan der allerede være forud etablerede formater. Generelt bør en rapport dog indeholde en kort introduktion, centrale mål og resultater.

I nogle tilfælde er grafer og tabeller inkluderet for at lette forståelsen af ​​resultaterne. Tilsvarende indeholder mange rapporter en liste over anbefalinger.

Brochurer

Brochurer er publikationer, hvor virksomheder præsenterer deres produkter og tjenester. De sendes også ud for at hjælpe salgsrepræsentanter i deres kundebesøg.

Virksomheder producerer brochurer i mange former og størrelser. Nogle brochurer er bogstavstørrelse, mens andre er foldet i halv eller tre sektioner.

På den anden side er de kendetegnet ved at være meget farverige og med en overflod af billeder i deres vigtigste produkter eller tjenester. Teksterne er få og med meget hvidt rum, så brochuren let kan læses.

E-mails

E-mails er i øjeblikket en meget almindelig form for kommunikation. De bruges til at sende dokumenter, arrangere møder, bekræfte aftaler og kontakte jobkandidater. Derudover bruges de til at håndtere personlige anliggender.

På trods af den relative uformelhed, skal e-mails følge visse konventionelle regler. Til dette formål tildeler dens format mellemrum til afsender, modtager, emne og et mellemrum, hvor meddelelsen skal skrives.

Selv hvis de bruges til ikke-kommercielle formål, er der visse konventioner, der skal følges for at undgå negative reaktioner. Blandt dem kan vi nævne den korrekte skrivning af navne og titler, den korrekte brug af tegnsætningstegn og den korrekte konformation af sætninger og afsnit.

Forslag

Forslag er dokumenter, der beskriver fremtidige projekter. Disse er normalt kun en eller to sider lange. Disse inkluderer de tilknyttede omkostninger ved hver specifik projektopgave.

Andre omkostninger, der ikke direkte er forbundet med projektet, kan inkluderes, f.eks. Udskrivning, porto og postomkostninger.

breve

Brev er en af ​​de ældste former for skriftlig kommunikation. Emnet for breve kan være personligt eller forretningsmæssigt. Før fremkomsten af ​​elektroniske former var disse et meget populært kommunikationsmiddel. Som i e-mails blev der anvendt kommercielt nøgterne former for høflighed og kortfattede beskeder.

Imidlertid viste de personlige breve mindre konventionelitet i deres skrivning. Gratis behandlinger var minimale. Udviklingen af ​​temaet var det bekvemt for afsenderen og modtageren af ​​beskeden. Antallet af sider var begrænset af begge kapaciteter. Disse er gradvis erstattet af elektroniske meddelelser.

telegrammer

Telegrammet er en kort, forenklet version af et brev. Her holdes høflighedsformler til et minimum og undertiden udelades. Teksten til beskeden er skrevet, hvor man slipper så mange ord som muligt og holder det minimum, der er nødvendigt for at give mening om det.

Formerne af høflighed var generelt almindelige og forkortede former (Mr. for Mr., Mrs., for Mrs. og lignende). Som i breve er dets brug faldende med fremme af elektroniske medier.

faxer

Dette var den banebrydende måde at transmittere skriftlige meddelelser elektronisk. Selv om både dets skrivning og læsningen blev foretaget på skriftligt papir, blev transmissionen foregået elektronisk. Dets brug er faldet på grund af den voksende brug af elektroniske medier.

Elementer af skriftlig kommunikation

Generelt betragtes de tre hovedelementer i skriftlig kommunikation som struktur (form af indhold), stil (skrivning) og indhold (tema).

Med hensyn til struktur hjælper det læserne med at forstå emnet. Derfor anbefales det at være klar over formålene}, inden du begynder at skrive.

I forhold til stil er dette relateret til udstederen i første omgang. Det er dog også vigtigt at overveje de potentielle modtagere af det skriftlige materiale. Undertiden kræves brugen af ​​korte sætninger eller afsnit med et simpelt ordforråd. Undertiden skal beskeden være lidt længere og detaljeret.

Endelig, hvad angår emne, kan det være af stor variation. Alle områder af menneskelig interaktion kan være genstand for en skriftlig kommunikation. Dette inkluderer alt fra videnskabelig til personlig gennem love og procedurer.

Fordel

Permanence i tiden

Skriftlig kommunikation er et permanent informationsmiddel. Derfor er det nyttigt, når journalføring kræves. Tilsvarende er det meget vigtigt i den korrekte delegering af ansvarsområder og ved fastlæggelse af regler og procedurer. På den anden side tillader det den gentagne forespørgsel om meddelelser.

Kontrolmekanisme

Takket være dens mulighed for varighed i tide er skriftlig kommunikation ideel som kontrolværktøj. Kontrol- eller resultatark, love, aftaler er blandt andet de dokumenter, der oftest behandles gennem denne kommunikationsform.

Bevarelse

Skriftlig kommunikation har et højt niveau af konservering. Dette gør det muligt at være sikkert og holdbart. Teknologiske fremskridt har muliggjort andre måder at bevare information på. Indtil i dag er det originale skriftlige dokument dog fortsat det endelige bevis på dets eksistens og originalitet.

Højere reflekterende niveau

Folk, der bruger dette medium, reflekterer effektivt, før de skriver. Handlingen med at skrive en meddelelse forudgås altid af en tankeproces og en definition af, hvad du vil udtrykke. Selv selve skrivningen er en reflekterende proces. Derfor er denne kommunikative tilstand ideel til transmission af nøjagtighed og præcision.

Mindre chance for forvrængning og fortolkning

I meddelelser, der transmitteres ved hjælp af skriftlig kommunikation, er der mindre mulighed for forvrængning. I dette kommunikationssystem registreres informationerne permanent og kan kontrolleres når som helst. Der er således mindre chance for forvrængning eller ændring af information.

På den anden side er der mindre chance for at fejlagtigt fortolke meddelelserne. I tilfælde af tvivl kan meddelelsen læses igen så mange gange som nødvendigt, indtil den er fuldt ud forstået.

Ligeledes kan hastigheden på læsning eller genlæsning justeres til niveauet for forståelse for modtageren af ​​meddelelsen. På denne måde kan det garanteres, at hvis både afsenderen og modtageren håndterer de samme koder, kommer meddelelsen som ønsket.

Ulemper

Omkostninger

Skriftlig kommunikation er ikke økonomisk. Der er omkostninger relateret til materialet (papir og blæk, blandt andet) og arbejdskraften, der bruges til at skrive og levere skrifterne. Disse omkostninger kan stige afhængigt af den fysiske afstand mellem afsender og modtager.

Evne til effektiv forståelse

Brug af skriftlig kommunikation kræver store færdigheder og kompetencer i brugen af ​​sprog og ordforråd. Manglen på skrivefærdigheder og tekstenes dårlige kvalitet har en negativ indflydelse på budskabet og sætter dens effektive forståelse i fare.

Feedback

Feedback på meddelelsen i skriftlig kommunikation er ikke øjeblikkelig. I denne type kommunikation er kodnings- og afkodningsprocessen langsom.

Afhængig af den anvendte kode kan forståelse tage længere tid end ønsket. Under alle omstændigheder er feedbacken bekvemt for modtageren af ​​meddelelsen, ikke afsenderen.

Vanskelighed ved at udtrykke følelsesmæssighed

Som reflekterende medium er det vanskeligere at udtrykke følelsesmæssighed i skriftlig kommunikation. Faktisk bruger digtere og kunstnere, der bruger dette medium til at udtrykke skønhed og følelser, teknikker, der er vanskelige at håndtere. Nogle gange er de succesrige, men andre opfylder de ikke målet om at overføre kunstnerens følelsesmæssighed.

Denne form for kommunikation er kendt som kold, upersonlig og kontraster til andre former for kommunikation, der kan omfatte verbale og gestusfunktioner. Af denne grund bruges det hyppigere til transmission af information, hvor nøjagtigheden af ​​fakta er vigtig.

Forsinket eller usikker anerkendelse

Den skriftlige kommunikationsmetode gør det vanskeligt at straks bekræfte modtagelsen af ​​meddelelsen. I nogle tilfælde er det ikke engang muligt at bestemme, om meddelelsen nåede den tilsigtede modtager.

Mangel på fleksibilitet

Mangel på fleksibilitet er en anden ulempe ved skriftlig kommunikation. Når en original meddelelse er udstedt, er der ingen mulighed for en hurtig indholdskorrektion.

Eventuelle ændringer, der er nødvendige, skal godkendes af modtageren af ​​meddelelsen. Ligeledes påvirker hver korrektion, der er foretaget, endda delvis, hele beskeden.

Referencer

1. Inc. (s / f). Skriftlig kommunikation. Taget fra inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Erhvervskommunikation. New Delhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. og Pelayo, N. (2001). Sprog og kommunikation. Caracas: The National.
4. Bolaños, B. (1996). Skriftlig kommunikation. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26. september). Typer af skriftlig erhvervskommunikation. Taget fra bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 7. februar). De tre hovedelementer i skriftlig kommunikation. Taget fra sckool.org.
7. MSG. (s / f). Skriftlig kommunikation - Betydning, fordele og ulemper. Taget fra managementstudyguide.com.
8. Forretningskommunikationen. (s / f). Fordele og ulemper ved skriftlig kommunikation. Taget fra thebusinesscommunication.com.
9. Forretningskommunikation. (s / f). Ulemper ved skriftlig kommunikation i erhvervslivet. Taget fra bizcommunicationcoach.com.