ADMINISTRATIV KONTROL: KONTROLSYSTEMER, MÅL, EKSEMPLER - DUDAS - 2025

Den administrative kontrol defineres som den proces, hvor ledere påvirker andre medlemmer af organisationen til at implementere strategier. Det udføres på baggrund af de oplysninger, som ledere har modtaget.

Den omhandler koordinering, ressourcetildeling, motivation og måling af præstationer. Praksisen med ledelseskontrol og design af ledelseskontrolsystemer er baseret på en række akademiske discipliner.

Kilde: pixabay.com

Administrativ kontrol involverer omfattende måling. Derfor er det relateret og kræver input fra regnskab, især ledelsesregnskab. For det andet involverer det beslutninger om ressourcetildeling. Derfor er det beslægtet og kræver bidrag fra økonomi, især fra ledelsesøkonomi.

For det tredje involverer det kommunikation og arbejdsmotivation. Dette betyder, at det er relateret og kræver bidrag fra socialpsykologi, især fra organisatorisk adfærd.

Dårlige kontroller inden for en virksomhed udgør betydelige trusler, såsom ineffektiv brug af ressourcer, behandlingsfejl, reduceret rentabilitet, manglende lovgivningsmæssig overholdelse og tyveri eller forkert anvendelse af aktiver fra medarbejdere.

Planlægning og kontrol

Der er en tæt forbindelse mellem planlægning og kontrol. Planlægning er en proces, hvormed organisationens mål og metoderne til at nå målene fastlægges. Kontrol er en proces, der måler og dirigerer den faktiske ydelse mod organisationens planlagte mål.

Når strategier er etableret og planer er foretaget, er ledelsens hovedopgave at tage skridt til at sikre, at disse planer gennemføres eller, hvis betingelser kræver det, at planerne ændres.

Administrativ kontrol er en af ​​de ledelsesmæssige funktioner, ligesom planlægning, organisering, tilsyn og retning.

Det er en vigtig funktion, fordi det hjælper med at verificere fejl og tage korrigerende handlinger for at minimere afvigelse fra standarder og nå de opstillede mål for organisationen på den ønskede måde.

Administrativ kontrol kan defineres som funktionen af ​​systemet, der justerer operationerne efter behov for at nå planen, eller for at holde variationer i systemmål inden for tilladte grænser.

Administrative kontrolsystemer

Det er systemer, der indsamler og bruger information til at evaluere resultaterne af forskellige forretningsressourcer, såsom menneskelige, fysiske, økonomiske og organisationen generelt, som et resultat af de forfulgte styringsstrategier.

Derfor er de sæt af formelle procedurer, der er nødvendige for administrativ og økonomisk effektivitet. Ledere bruger det til at opretholde eller ændre standarder i organisationens aktiviteter.

At være en integreret del af hele virksomhedens kontrolsystem er dets mål at garantere en fuldstændig og rettidig implementering af ledelsens planer og politikker.

De kan omfatte alt fra, hvordan forsyninger bestilles til, hvordan aktiver planlægges brugt, job tildeles eller beholdning styres.

Et ledelseskontrolsystem er den måde, ledere kan dokumentere deres organisatoriske strategier eller politikker på. Ligeledes er det en måde at evaluere effektiviteten af ​​interne virksomhedsprocesser ved at sammenligne dem med de erklærede mål og politikker.

Forretningsværktøj

Ledelseskontrolsystemet er et forretningsværktøj, der kan give en indikation af, hvor godt en organisation klarer sig i overensstemmelse med dens mål.

Administrativ kontrol er imidlertid kun et af de værktøjer, som ledere bruger til at implementere de ønskede strategier.

Strategier implementeres ikke kun gennem administrativ kontrol, men også med organisationsstruktur, human resource management og organisationskultur.

komponenter

Det administrative kontrolsystem er et værktøj til at hjælpe ledelsen med at lede en organisation mod dens strategiske mål og dens konkurrencefordel. Det forstås generelt at have tre komponenter:

- Oprettelse af standarder.

- Måling af den faktiske ydelse i forhold til disse standarder.

- Iværksættelse af korrigerende foranstaltninger mod afvigelser fra reglerne og planerne.

Vanskeligheder

Der er to almindelige vanskeligheder, der omgiver administrative kontrolsystemer i virksomheder.

- Kunne genkende de områder, hvor der er behov for større kontrol.

- At kunne genkende, hvornår eksisterende kontroller er ineffektive eller defekte.

mål

Administrative kontrolmål henviser til pålideligheden af ​​økonomisk information, rettidig feedback om opfyldelsen af ​​operationelle eller strategiske mål og overholdelse af love og regler.

Fejldetektering

En uregelmæssighed i ledelsen af ​​virksomheden kan bringe opnåelsen af ​​et virksomheds generelle mål i fare, hvilket får det til at miste terræn til konkurrencen og indtil dens egen overlevelse er kompromitteret.

Derfor bliver det vigtigt at opdage abnormiteter hurtigt. På samme måde kan forskellige kredsløb og områder identificeres, som, selvom de ikke er berørt af afvigelser eller alvorlige fejl, kunne optimeres for virksomhedens generelle velfærd.

Vis at alt fungerer korrekt

Den administrative kontrol kontrollerer, at alt fungerer godt, og at både de foreslåede mål og niveauer, der er fastlagt på det administrative plan med hensyn til overskud, salg, sikkerhed osv., Er opfyldt uden væsentlige ændringer.

På denne måde bliver virksomheden mere sikker, og dens standarder og operationelle beslutningsprocesser er mere solide.

Handle når det er nødvendigt

Detektering af en situation er ikke særlig nyttig, hvis der ikke træffes specifikke handlinger for at omdirigere en negativ situation, takket være den detaljerede og konkrete information fra den administrative kontrol.

Kommuniker og motiver arbejdstagere

Præcis viden om virksomhedens tilstand, herunder dens fejl, problemer og korrekt håndterede aspekter, fremmer bedre kommunikation med arbejdstagerne og motiverer dem til at garantere, at de nødvendige aspekter forbedres, eller at den rigtige linje følges.

Gennemfør forebyggende foranstaltninger

Den for tidlige diagnose af specifikke problemer, der opdages ved administrativ kontrol, gør korrigerende handlinger unødvendige, da de erstattes af kun forebyggende handlinger.

Fordel

Den største fordel ved ledelseskontrol er, at det skaber en cyklus af retning og kontrol for virksomhedsledelse. Beslutningsprocessen strømline, da færre enkeltpersoner er involveret.

Det hjælper ledere med at måle den faktiske præstation og som en vejledning i opfyldelsen af ​​mål.

Hjælper decentralisering

Forretningsorganisationers moderne tendens er mod decentralisering, som kræver et kontrolsystem.

Ved decentralisering spredes beslutningstagende myndighed i hele organisationen.

Ledelsen skal holde kontrol i deres hænder for at se, om autoritet bruges korrekt. Uden ordentlig administrativ kontrol kan decentralisering ikke lykkes.

Hjælper med koordination

Størrelsen på moderne virksomheder øges. En stor mængde kapital og et stort antal mennesker er ansat i dem.

Dette skaber problemet med korrekt kontrol, da der er mange divisioner, der producerer og distribuerer forskellige produkter. For at koordinere deres aktiviteter kræves et kontrolsystem.

Forenkle tilsynet

Forenkle overvågningen ved at påpege betydelige afvigelser. Holder medarbejderne under kontrol.

Et godt kontrolsystem registrerer svage punkter meget hurtigt. Dette hjælper med at udvide kontrolomfanget på alle niveauer.

Forøg motivationen

Kontrolteknikker skaber en atmosfære af orden og disciplin i organisationen ved at finde afvigelser og identificere de faktorer, der er ansvarlige for dem.

Dette øger medarbejdernes motivation, fordi de kender det job, de holdes ansvarlige for.

Ulemper

En ulempe ved administrativ kontrol er, at det kan afskrække kreativitet og innovation ved at gøre en virksomhed mere standardiseret og mindre fleksibel.

Organisationer med stram administrativ kontrol er ofte mindre i stand til at tilpasse sig ændringer i markedet, deres industri eller det juridiske miljø, idet de har begrænset omfanget af mulige ideer og planer

Vanskelighed med at etablere kvantitative standarder

Administrativ kontrol mister sin effektivitet, når performancestandarden ikke kan defineres kvantitativt.

Det er meget vanskeligt at etablere en kvantitativ standard for menneskelig adfærd, effektivitetsniveau, jobtilfredshed, medarbejdermotivation osv. I sådanne tilfælde er dommen efter lederens skøn.

Der er ingen kontrol over eksterne faktorer

En virksomhed kan ikke kontrollere eksterne faktorer som regeringspolitik, teknologisk ændring, ændring i mode, ændring i konkurrencepolitik osv.

Medarbejdernes modstand

Grassroots-medarbejdere kan føle sig undervurderede og utilfredse, fordi de ikke har lov til at præsentere deres ideer. Medarbejderne føler, at kontrol reducerer deres handlefrihed. Dette kan føre til kraftig personaleomsætning.

Medarbejdere modstår ofte kontrol. Som et resultat reduceres dens effektivitet.

Dyrt affære

Organisationer skal bruge en masse tid og penge på at installere et administrativt kontrolsystem.

Fordelene skal være mere end de involverede omkostninger, da er kun kontrollen effektiv, ellers fører det til ineffektivitet.

Betydning

Uden administrativ kontrol er administrationsprocessen ufuldstændig. I virksomheder opstår behovet for kontrol på grund af flere faktorer:

- Det er vanskeligt at etablere helt præcise præstationsstandarder i store organisationer. På den anden side har en manager brug for alle slags rettidige oplysninger, som ikke altid er tilgængelige. Der kræves kontrol for at vurdere nøjagtigheden af ​​standarderne.

- Medarbejderne er betroet store summer og værdifulde ressourcer. I mangel af kontrol kan medarbejdere dog give efter for fristelser. Et effektivt kontrolsystem hjælper med at minimere uærlig opførsel fra medarbejdernes side.

- I mangel af kontrol kan medarbejderne slappe af i deres indsats, og deres præstationer kan falde under det normale.

Gennem kontrol sikres det, at en organisations ressourcer indhentes og bruges effektivt til at nå de ønskede mål. Administrativ kontrol giver følgende fordele:

Politikverifikation

Det giver ledelsen mulighed for at verificere kvaliteten af ​​de forskellige planer. Således kan det afsløre, hvilke planer der skal redesignes, eller hvilke mål der skal ændres.

Ændringer i miljøet kan gøre originale planer ubrugbare eller mangelfulde. Kontrol hjælper med at gennemgå og opdatere planer.

Ledelsesansvar

Selv når en manager tildeler nogle aktiviteter og delegerer autoritet til sine underordnede, er han stadig ansvarlig for den endelige præstation.

Derfor skal en leder kontrollere resultaterne af sine underordnede for at sikre, at de bruger den delegerede myndighed på den ønskede måde.

Administrativ kontrol giver lederne mulighed for at udføre deres ansvar og samtidig delegere myndighed.

motivator

Inspirere medarbejderne til at arbejde hårdt og udføre bedre. Når de ved, at deres præstation værdsættes og deres belønning er knyttet til denne evaluering, vil de forsøge at bidrage med deres bedste indsats.

Effektivitet

Kontrol bidrager til effektiviteten af ​​operationerne ved at fokusere på at nå målene. Derfor giver det ledere mulighed for at opdage og rette fejl, inden de bliver alvorlige, hvilket hjælper med at minimere affald og tab.

eksempler

En administrativ kontrol er enhver proces, praksis, politik, værktøj, måling eller system, der implementeres for at give ledelsen mulighed for at dirigere en organisations ressourcer. Følgende er illustrerende eksempler:

Kravskontrol

Dokumenterer planerne formelt som krav og administrerer ændringen af ​​disse planer.

Økonomisk kontrol

Økonomisk kontrol såsom praksis med udvikling, overvågning og regnskab for et budget.

Ydelsesovervågning

Processen med at blive enige om et sæt mål med medarbejderne og evaluere resultaterne i forhold til disse mål.

Overvågning

Overvågning af medarbejdernes præstation for at forbedre produktiviteten, effektiviteten og kvaliteten af ​​arbejdet.

Skift kontrol

Processen med at indsende, evaluere, godkende, prioritere, implementere, kommunikere og gennemgå ændringer i en organisation.

Sikkerhedskontrol

Implementere sikkerhedsforanstaltninger og modforanstaltninger for at undgå risici for mennesker, ejendom og information.

Overholdelse af kontrol

Implementering af processer, procedurer, systemer, kontroller, målinger og rapporter for at overholde love, forskrifter, standarder og interne politikker.

Benchmarking

Det er den igangværende proces med benchmarking af virksomhedens resultater mod den aktuelle industri, konkurrence eller bedste praksis.

Løbende forbedringer

Det er den gentagne proces med at tage målinger af tingene, forbedre dem og måle dem igen.

QA

Sørg for, at output er inden for specifikationen. For eksempel implementere en proces til test af produkter på en produktionslinje.

Kvalitetsgaranti

Det er processen med at forhindre fremtidige kvalitetsfejl. For eksempel praksis med at undersøge grundårsagen til alle kvalitetsfejl til at identificere forbedringer.

Automatisering

Forbedre produktivitet, effektivitet og kvalitet også ved at udskifte arbejde med automatisering.

Datakontrol

Datakontrol inden for områder som datakvalitet, dataforældre, sikkerhed, integration og overholdelse.

Inventar kontrol

Regulere og redegøre for varebeholdningen for at undgå mangel eller overforsyning.

Aktivstyring

Kontrol af aktiver såsom faciliteter, infrastruktur, maskiner, software og intellektuel ejendom.

For eksempel implementerer et aktivregnskabssystem en passende adskillelse af bekymring over aktiver.

Referencer

1. All Business (2019). Hvad er et administrativt kontrolsystem, og hvorfor er de så vigtige? Taget fra: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, gratis encyklopædi (2019). Ledelseskontrolsystem. Taget fra: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, gratis encyklopædi (2019). Kontrol (styring). Taget fra: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Styringsfunktionen af ​​ledelsen. MIT Sloan. Taget fra: sloanreview.mit.edu.
5. Business Dictionary (2019). Ledelseskontrol. Taget fra: businessdiction.com.
6. John Spacey (2015). 21 Eksempler på styringskontrol. Taget fra: simplicable.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Betydningen af ​​ledelseskontrol i en organisation. Taget fra: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Fordele ved ledelseskontrol for en organisation. Dit artikelbibliotek. Taget fra: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Betydningen og begrænsningerne ved kontrol. Dit artikelbibliotek. Taget fra: yourarticlelibrary.com.