DE 7 MEST FREMRAGENDE FUNKTIONER I EN SEKRETÆR - JOB - 2024

De vigtigste funktioner i en sekretær inkluderer administration af dagsordenen, betjening af offentligheden og håndtering af fortrolige oplysninger. Det er den person, der har ansvaret for at udføre administrativ bistandsopgaver på et kontor.

Denne position kan besættes af en mand eller en kvinde, selvom den mest almindelige er, at det er en kvinde, der udøver den.

De er normalt ansvarlige for fortrolige anliggender for mennesker med et bestemt hierarki i virksomheden, såsom direktører, ledere, præsidenter, blandt andre. Det gør dem til højre for den udøvende leder, som de arbejder for.

Hvis virksomheden er lille, er sekretærens store arbejdsbyrde relateret til de grundlæggende kontoropgaver.

Nogle lande i verden dedikerer en særlig dag til ham i løbet af året for at takke og fejre hans arbejde. F.eks. Er sekretærens dag i April, Colombia, Peru og Mexico 26. april, mens det i Venezuela er 30. september.

De 7 hovedfunktioner af en sekretær

Sekretærens opgave er at yde støtte og samarbejde til sin chef, så hun fuldt ud kan udføre sin rolle i organisationen uden forsinkelser eller distraktioner.

Selvom virksomhedens art påvirker den type arbejde, der kræves af en sekretær, kan det siges, at hendes vigtigste funktioner er:

1- Dagsordenstyring

Det er sekretærens ansvar at holde dagsordenen for den person, som hun arbejder opdateret for. Der skal du afspejle alle dine arbejdsforpligtelser og nogle gange personlige.

Du skal også føre en fortegnelse over dataene fra alle de mennesker og institutioner, som din arbejdsgiver skal være relateret til.

En sekretærs dagsorden fungerer ofte som den operationelle log for den udøvende, som hun arbejder for.

2- Opmærksomhed til offentligheden

Opmærksomhed til offentligheden er en af ​​de mest grundlæggende opgaver, som sekretæren skal udføre. Du skal besvare opkald og registrere årsagen til dem samt alle de data, der giver din arbejdsgiver mulighed for effektivt at følge op på sagen.

Han er også den person, der modtager besøgende på kontoret. Det er derfor, det er vigtigt for sekretæren at opretholde et image, der er i overensstemmelse med virksomhedernes image af arbejdspladsen.

Hans rolle der er ikke kun at hilse og gøre ventetiden til besøgende venlig, men også at give de første instruktioner og retningslinjer for organisationskulturen og interne processer i virksomheden.

3- Dokumenthåndtering

Ud over at være den person, der modtager og håndterer korrespondance fra sin chef, skriver, læser, læser, svarer og arkiveres de fleste af hendes arbejdsgivers breve, meddelelser, memoer og e-mails.

Med henblik herpå skal du bruge visse softwareprogrammer, der giver dig mulighed for at forberede sådanne dokumenter med større smidighed og hastighed.

Specifikheden af ​​disse kompetencer afhænger af den type arbejde, der kræves i det område, hvor du arbejder.

Sekretæren administrerer kontaktdatabasen for sin chef og arkiverer skriftlig korrespondance samt mødereferater og andre dokumenter af interesse på kontoret.

Det er sekretæren, der normalt noterer sig de spørgsmål, der er drøftet på vigtige møder.

4- Håndtering af følsom information (intern og ekstern)

Blandt de funktioner, der adskiller en god sekretær, er at ordentligt og effektivt håndtere al ekstremt vigtig information til driften af ​​virksomheden eller institutionen, hvor hun arbejder.

For eksempel skal du have kontrol over de juridiske dokumenter, der til enhver tid kan kræves af regeringsorganer.

Du kan også have adgang til oplysninger fra miljøet eller fra en af ​​de aktører, der er relateret til virksomheden. Disse oplysninger skal styres på en diskret, effektiv og rettidig måde.

5- Kontororganisation

Sekretæren skal betjene og vedligeholde kontorudstyr og møbler: telefoner, kopimaskiner, printere, projektorer, møbler, arkiveringsskabe, blandt andre.

Det er ham, der kontrollerer lagerbeholdningen og kontorudstyr. Det holder også de fysiske og elektroniske filsystemer i orden, så informationen er let tilgængelig, når det er nødvendigt.

Sekretæren skal have et rent og organiseret arbejdsområde, da det som regel er en af ​​de første ting, som folk uden for virksomheden ser, når de kommer ind på dets faciliteter.

6- Forberedelse af præsentationer

Normalt skal en direktør præsentere sine rapporter i form af præsentationer, der opsummerer og rangerer informationen. Til denne opgave beder han normalt sin sekretær om hjælp.

Den person, der er i sekretariatet, skal sikre sig, at de oplysninger, der vises der, korrekt afspejler de data, som hans chef ønsker at dele.

Du skal også være forsigtig, at det er en præsentation, der er fri for stavefejl, og at den er i overensstemmelse med virksomhedens grafiske identitet.

7- Administrativ overvågning

Det er også en sekretærs ansvar at være opmærksom på, at de politikker og procedurer, der er nødvendige for at tage sig af aktiverne i det firma eller den institution, hvor hun arbejder, følges.

I henhold til hendes chefs hierarkiske niveau kan sekretæren validere nøjagtigheden af ​​de data, der afspejler detaljerne i budgettet.

En sekretær skal sørge for ledelseskontrol og korrekt administration af ressourcerne på kontoret.

Den virtuelle sekretær

Med stigningen i onlinejob opstår tallet på online sekretærer eller virtuelle assistenter.

Disse sekretærer udfører de fleste af de ovenfor beskrevne opgaver, men fjernt. I disse tilfælde opkræver sekretærer for deres tjenester pr. Time eller projekt.

Referencer

1. Money Culture (2015). Sekretærens 4 hovedfunktioner. Gendannes fra: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Liste over en sekretærs opgaver. Gendannes fra: work.chron.com
3. Pymex (2016). Administrationssekretærens funktioner og ansvarsområder. Gendannes fra: pymex.pe
4. Frivilligt nu (s / f). Hvad er sekretærens rolle? Gendannet fra: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Hvilke funktioner har en sekretær som assistent for en leder? Gendannes fra: pyme.lavoztx.com