KONTOR I ERHVERVSLIVET: FUNKTIONER, UDSTYR OG MATERIALE - JOB - 2025

Det kontor i erhvervslivet udgør den del af virksomheden, hvor de modtagne og udstedte oplysninger behandles, med henblik på at levere de oplysninger, som organisationen for den normale udvikling af sine aktiviteter eller aktiviteter.

Dets betydning gives, fordi enhver virksomhed, der producerer varer eller tjenester, uanset hvilken filial den er specialiseret i, har brug for en gruppe mennesker til at styre driften og håndtere de andre administrative funktioner. De fleste af disse mennesker arbejder på kontorer.

Antallet af ansatte på et kontor kan variere, men alle organisationer, uanset type eller størrelse, har brug for kontoransatte til at håndtere de daglige opgaver. Kontoransatte driver mange forskellige aspekter af en virksomhed.

Disse aspekter inkluderer regnskab, ord- og databehandling, telekommunikation og andre aktiviteter. De er nødvendige i alle sektorer i økonomien, fra fremstilling til transport.

Teknologi yder et grundlæggende bidrag til kontoret: det gør det muligt at udføre mere arbejde på kortere tid.

Funktioner

- Kontorets vigtige tjenester inkluderer både administrative og andre tjenester til de andre afdelinger i organisationen, som ikke kan fungere uden kontoret.

- Kontoret er lige så vigtigt i en organisation som hjernen i den menneskelige krop. Derfor er kontoret hjernen i virksomheden. Det indsamler information fra forskellige interne og eksterne kilder, registrerer, organiserer og analyserer det for at gøre det tilgængeligt for ledelsen. Alle former for både fortid og nutid findes på kontoret.

- Kontoret fungerer også som formidler. Det forbinder omverdenen med de forskellige afdelinger og vice versa. Alle salgsordrer modtages via kontoret. Forbinder organisationen med kunder, leverandører, regeringen og offentligheden. PR er meget vigtigt i moderne kontorer.

- Det er hjertet i alle forretningsaktiviteter; det er som et administrativt nervecenter. Oplysninger om køb, salg, økonomi og kommunikation udsendes fra kontoret.

- Det er et kontrolcenter; det er de måder, hvorpå virksomhedspolitikkerne griber ind. Når virksomheden vokser, er hver leder bemyndiget til at tage deres egne beslutninger og handlinger. Hver afdeling har således sit eget kontor for at gøre det lettere for ledelsen at skitsere sine planer og politikker.

Nogle nøgleaktioner, der udføres på kontorer, er:

• Møder.
• Ring opmærksomhed.
• Enig om virksomhedens strategi.
• Enig om mål.
• Organisering af fysiske filer og computerfiler.
• Kunde support.
• Udskrivning og kopiering af dokumenter.

Udstyr og forsyninger

Kontorudstyr har udviklet sig for at give mulighed for større automatisering. Kontorautomation betyder at bruge maskiner til at udføre gentagne og kedelige opgaver, som folk plejede at udføre. Computerne hjælper også medarbejderne med at få deres arbejde hurtigere og mere effektivt.

Blandt det udstyr, vi kan finde på et kontor, er:

Business-telefonsystem og skrivebordstelefoner

De er de vigtigste midler, der bruges til direkte kommunikation med kunder og leverandører.

Computere

At behandle oplysninger, som i øjeblikket er livsgrundlaget for ethvert kontor. De er også vigtige for kommunikation takket være e-mail.

Computernetværk og internetforbindelse

Hvis information er livsnerven i virksomheden, er computernetværk de arterier, der kanaliserer denne information gennem alle forretningsområder. Ethernet-kabling, routere og et modem er påkrævet for at forbinde det lokale netværk til internettet.

Multifunktionsprintere

Når informationen er digital, ønsker vi at udskrive dem, og hvis de udskrives, ønsker vi at scanne dem. På den anden side ønsker vi at modtage det eller sende det pr. Fax. Disse hold gør det hele.

Papirklippere

Når der genereres trykt papir, skal det ofte ødelægges. Kontoret er ansvarlig for de oplysninger, det har.

Kopimaskiner

Vigtigt for at fremstille kopier af dokumenter.

Videoprojektorer og skærme

Bruges til præsentationer i mødelokalet.

Udstyr til forhandlere

Salgssteder og kasseapparater.

Møbel

Inden for møblerne på et kontor kan vi finde følgende:

• stole
• Skriveborde
• sengebåse
• Skabe
• Tæpper
• Mødeborde

Kontorartikler og forsyninger

Nogle af de materialer og forsyninger, der er nødvendige til drift af et kontor, er:

- Hvidblade: bruges til udskrivning og fotokopier, til at skrive korte noter og til flip-kort-præsentationer.

- Rullepapir: termisk faxpapir, etiketbånd, salgsstedspapir.

- Fortrykte formularer: fakturaer, selvangivelser, betalingsstubber, skrivebordskalendere.

- Etiketter og klæbepapir: etiketter til mapper, prisetiketter og post-it-sedler.

- Forbrugsstoffer til udskrivning: blækpatroner og tonerkassetter.

- Bærbart lagringsmedie: USB-pinde og hukommelseskort.

- Mekaniske fastgørelsesmidler: papirclips og sommerfugl type, hæfteklammer.

- Kemiske fastgørelsesmidler: transparent tape, lim.

- Rengøringsmateriel: mopper, skraldespande, genbrugsbeholdere, kost, sæbe, luftfriskere, desinfektionsmidler, papirhåndklæder og toiletpapir.

- Små maskiner: papirstansere, hæfteklammer, hæftemaskiner, gummistempler, nummereringsmaskiner og blyantspidser.

- Fysisk opbevaring: mapper, konvolutter, kasser, hylder og skrivebordsarrangører.

- Skrive- og korrektionsmateriale: blyanter, penne, markører, korrektionstape, korrektionsvæske og viskelædere.

Eksempler på job på et kontor

Forfattere / redaktører på websteder og aviser

Forfattere og redaktører, hvad enten de er på arbejdsteamet eller arbejder hjemmefra, arbejder på et kontor. Forfattere opretter indhold til trykte publikationer, websider og blogs. Redaktørerne korrigerer det indhold, der er skrevet.

Receptionister

En receptionist er travlt på et kontor med at byde kunder og leverandører velkommen, skrive e-mails, besvare telefonopkald, tage meddelelser, sende e-mails, kommunikere telefonopkald til bestemte medarbejdere og arkivere.

Kundeservicerepræsentanten skal være vidende om den forretning, de arbejder for, samt deres produkter og tjenester for at hjælpe kunderne. Du skal besvare opkald og e-mails, tage ordrer og udstede refusion.

Revisorer

Revisorer eller revisorer arbejder i et kontormiljø. Hans opgaver inkluderer forberedelse af skatter, betaling af regninger, modtagelse af betalinger blandt andre.

ledere

Kontorledere administrerer kontorets arbejde. Deres opgaver kan variere fra ansættelse, fyring eller planlægning af personalearbejde, delegering af opgaver, uddannelse af nye medarbejdere, oprettelse og håndhævelse af kontorpolitikker, overvågning af arbejdsteamet, løsning af situationer og vedligeholdelse af computersystemer.

Ring opmærksomhed-Opkaldscentre

Mennesker, der arbejder i et callcenter, skal besvare telefonopkald fra kunder i det firma, de arbejder for. Du skal svare på spørgsmål, modtage klager og behandle ordrer.

Referencer

1. Rob Waugh (2017). Hvad er det næste ved kontorteknologi? The Telegraph. Small Business Connect. Taget fra: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Virksomhed, der ser ud til computere og kontor - DAGENS KONTOR, FORRETNINGSARBEJDSKRAFTEN, TRENDER I FORRETNINGSLIVET, FINANSENS VERDEN. Taget fra: careers.stateuniversity.com.
3. Lucy Kellaway (2013). Hvordan computeren ændrede kontoret for evigt. BBC nyheder. Taget fra bbc.com.
4. Wikipedia, gratis encyklopædi (2018). Kontorstyring. Taget fra: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Grundlæggende om kontoret. Taget fra: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Vigtigt kontorudstyr til at starte en virksomhed. Balance Operations & Technology. Taget fra: thebalance.com.