HVORDAN ER ORGANISATIONSKORTET FOR ET HOTEL? (OG DENS FUNKTIONER) - JOB - 2025

Den organisationsplan for et hotel repræsenterer de job, et hotel skal udføre sin arbejdsprocesser, mission, vision og værdier. Hvert hotel, hvad enten det er små, mellemstore eller store, har brug for en organisatorisk struktur for at udføre sin daglige drift.

Organisationskortet bruges til at hjælpe med at opdele opgaver, specificere arbejde for hver afdeling og delegere myndighed inden for og mellem afdelingerne. Det er nyttigt for folk, der arbejder i organisationen, men også for kandidater, nye medarbejdere, investorer, samarbejdspartnere og andre.

Ovenstående organisationsdiagram er typisk for et 5-stjernet hotel, selvom et 4-stjernet hotel kan have det samme antal afdelinger eller mere. Antallet af stjerner kan sænkes eller hæves uafhængigt af antallet af afdelinger.

For eksempel kunne "NY King" hotellet beholde alle afdelinger og opgradere fra 4 til 5 stjerner. Eller omvendt; nedgrader fra 5 til 4 stjerner og hold alle afdelinger.

Antallet af lejligheder vil variere afhængigt af de tjenester, hotellet tilbyder. Et 5-stjernet luksushotel kan have turisttjenester for klienter, et motionscenter, en swimmingpool, tennisbaner, et SPA, et diskotek… Et andet mindre hotel vil ikke have disse ekstra tjenester og behøver derfor ikke så mange ansatte, hvilket reducerer antallet af afdelinger.

De mest almindelige seniorstillinger i et hotel er: manager, marketing manager, regnskabschef, personalechef, engineering manager, indkøbs manager, room manager og restaurant manager.

Fra disse positioner genereres andre, der er ringere, skønt de ikke er mindre vigtige for at udføre hotellets vigtigste funktion; plads til gæster, der giver den højest mulige kvalitet, afhængigt af antallet af stjerner på hvert hotel.

Hvem har ansvaret for at lave organisationskortet for et hotel?

Normalt er den person, der er ansvarlig for udførelsen af ​​organisationskortet i en virksomhed, Human Resources-direktøren.

Ud over organisationskortet skal du have de job, der er veldefinerede i "jobbeskrivelsen", så hver medarbejders funktioner er veldefinerede. Dette vil være vigtigt for at ansætte nye medarbejdere og for hver enkelt medarbejder at vide, hvad de skal gøre.

På den anden side er der hoteller, der har outsourcet menneskelige ressourcer, især mindre hoteller, der ikke er en del af hotelkæderne.

Almindelige job på et hotel og deres funktioner

1- General Manager / Hotel Director

Det er det største ansvar:

• Han er ansvarlig for administrationen, kontrollen og udviklingen af ​​hotellet og verificerer, at alle andre afdelingsområder arbejder bedst muligt.
• Definer virksomhedens politikker og mål, der skal nås.
• Kontroller, at hver afdeling opfylder de opstillede mål og leverer fremragende service af høj kvalitet.
• Det administrerer styring af menneskelige ressourcer, markedsføring, sikkerhed, kvalitet og koordinering af alle de nødvendige aspekter til korrekt drift af hotellet.

2- Salgschef

Ud over at supplere de andre hovedafdelinger er dens vigtigste funktion at dedikere sig til salg og reklame:

• Find klienter.
• Præsentere for virksomheden.
• Tilbyde tjenesterne.
• Luk aftaler med klienter.
• Udvikle reklamestrategier.
• Fremme hotel-tjenester.
• Søg efter potentielle klienter.
• Rapporter salgsresultaterne til regnskabs- og finansafdelingen.

Salgsassistent

Hovedmålet med denne position er at støtte arbejdet for din overordnede, chef og / eller salgschef, kontrollere, klassificere og bestille det foretagne salg ud over at indsamle fakturaer for at gennemføre behørig proces i den administrative rækkefølge.

Rumafdelingen er den, der har ansvaret for at fange reservationsforespørgsler og kundeservice til dette formål, samt kontrollere kontroller og betalinger for dem.

Du skal også overvåge, at værelserne er rene og arbejde tæt sammen med receptionisterne og husholdere.

De har til opgave at bestemme værelsets tilgængelighed og tage og bekræfte reservationer.

Vejlederen eller reservationschefen har ansvaret for at lede afdelingenes gode præstation, og reservationsagenterne udfører funktionerne ved at deltage i reservationer på alle de forskellige måder, der ankommer (medier, gruppereservationer, online, ture, operatører, osv.), administrere penge fra de tilsvarende indskud og garantere de foretagne forbehold.

Salgschef

Det er et af de vigtigste job, fordi du har ansvaret for en portefølje af sælgere, som du skal fortælle dem, hvad de skal gøre.

Han er ansvarlig for, hvad hver af hans ansatte gør, han skal kende bevægelsen af ​​alle konti, og hvis der er noget problem med dem, skal han tage ansvaret for det.

Du skal angive et detaljeret indeks over kontoudtogene, have initiativ til at få vigtige konti for din virksomhed.

Virksomhedens succes eller fiasko afhænger af dem, det er en meget kompleks position, der kræver et ekstremt niveau af engagement og ansvar.

3 - Servicechef

Han har ansvaret for at føre tilsyn med serviceafdelingen:

• Kontroller omkostninger.
• Få en loyal klientel.
• Fremme gode relationer mellem medarbejdere.
• Løs tvivl og bekymringer omkring tjenester fra alle klienter.
• Opfyld salgsmål.
• Bliv ved et eksempel ved at følge etiske standarder.
• Sørg for, at der tilbydes et højt kvalitetsniveau, og at virksomheden er lønsom.

Administration og økonomi

Det er en vigtig holdning, fordi den kontrollerer de administrative anliggender, den skal være enig med generaldirektøren om, hvordan sager vil blive fordelt og informere ham om de forskellige stadier og begivenheder, der er relateret til dem.

Du skal administrere økonomiske ressourcer, budgetter, udgifter, udgifter og investeringer i samarbejde med virksomhedens direktorater og enheder.

Det fører tilsyn med forvaltningen af ​​økonomiske ressourcer, koordinerer de af regeringen regulerede trusts, overvåger processerne i forbindelse med administration af personale.

Hilsen og opretholder levering og erhvervelse af materielle ressourcer, aktiver og generelle tjenester i virksomheden.

Forretningsstrategier

Som navnet siger, er det ansvarligt for at skabe strategier og planer for at komme ind på nye markeder og styrke virksomhedens styrker, samt forbedre oplevelsen og viden for hvert medlem af foreningen eller organisationen.

Hans hovedfunktion fokuserer på direkte ansvar for virksomhedens salgsaktiviteter, marketingstyring, promovering og distribution, planlægning af salg, organisering af de forskellige distributioner.

Tildel mål at mødes med hensyn til salg i henhold til produkter og områder, skabe strategiske planer for at forbedre virksomhedens succes, studere kunderne og placeringer, der muligvis er mere egnede til at promovere.

Det fremmer en atmosfære af teamwork ved at fremme salgsåndet for det ansvarlige personale.

Analyser de mulige årsager til problemer og kundeklager.

Design politikker til at bestemme priser og salgsbetingelser.

Opret planer for at øge uddannelsesforløbet for folkene i din afdeling.

Det er ansvarlig for at modtage, filtrere og distribuere de forskellige procedurer og forbedringer med hensyn til servicekvalitet.

Controller og regnskab

Afdeling med ansvar for analyse og kontrol af økonomiske og regnskabsmæssige operationer.

Det er også dedikeret til udarbejdelse af årlige budgetter, indkomstprognoser, regnskaber, oprettelse af rapporter om den økonomiske situation, deltage i revisioner fra controlleren osv.

Køb

Det er en meget vigtig position for den rigtige udvikling af arbejdet i virksomheden, fordi de er ansvarlige for forsyningskæden og køb af alle de nødvendige varer for, at virksomheden kan fungere effektivt.

Det kan være køb til brug af virksomheden som til videresalg og / eller råmateriale til produktion af egne produkter.

Denne afgift inkluderer også køb af tjenester relateret til transport eller markedsføring.

De er ansvarlige for brugen af ​​informations- og computersystemer til styring af organisationen.

De planlægger og dirigerer alle aktiviteter relateret til informationsteknologi og teknologi i det firma, som de arbejder for.

De bestemmer de forretningsmæssige mål for udformningen af ​​planer for at nå de tidligere nævnte mål.

4- Assistent manager

Han er ansvarlig for at udføre alle lederens opgaver, når sidstnævnte er fraværende.

Generelt træffer han ikke vigtige beslutninger uden først at have konsulteret manager, men han har beslutninger om rutine og fælles forhold, der måtte opstå i hotellets normale drift.

Du skal trænes med al den information og viden, der er nødvendig for at påtage sig en så vigtig position, kende alle funktionerne, personalet, deres opgaver, udskiftninger osv.

Derudover er viden om de juridiske normer noget, der ikke kan mangle for at undgå at komme i problemer med loven.

Du skal løse hurtigt og have en plan B for alt, hvis tingene ikke går som forventet.

Kvartalsafdelingschef

Hans job består af planlægning, overvågning og kontrol af, at hver eneste af de driftspolitikker, der er relateret til hans område, udføres:

• Planlæg og overvåg driften af ​​grupper og konventioner.
• Analyser de månedlige statistikker.
• Opret standarder og normer for levering af tjenester i dit område.
• Modtag klager vedrørende dit område.
• Koordinerer med vedligeholdelseschefen den korrekte udførelse af deres opgaver.

Leder af modtagelse

Organiser og kontroller opgaverne i receptionen:

• Opret tidsplanen for det personale, du har ansvaret for.
• Administrer klager.
• Det kommunikerer om nødvendigt med de andre afdelinger.
• De tager sig af kundeservice og løser eventuelle spørgsmål eller bekymringer.
• Han er hovedansvarlig for kontakten med klienten.

Husholdersken

Denne afdeling er den, der har det største antal medarbejdere, der har ansvaret for hele hotellet og er hovedsageligt ansvarlig for rengøring af hele anlægget: både fællesområder på hotellet og korridorer, kontorer, værelser osv.

Denne position er ekstremt vigtig, fordi renlighed er et hotelopkaldskort, en stor del af succes eller fiasko afhænger af dette.

Du skal modtage træning, medarbejderne skal være venlige og overføre varme til gæsterne.

Mad og drikke manager

Han har ansvaret for at føre tilsyn med forberedelse og dekoration af hver af de retter og drikkevarer, der tilberedes i hotellets køkkenområde, efter de opskrifter og standarder, som hotellet tidligere har fastlagt.

Sørg for korrekt udførelse af de andre medarbejders funktioner, god håndtering af forsyninger, undgå spild af materiale, forbered menuen, overvåge området med desserter, spiritus, generel inventar osv.

Du skal foretage de nødvendige køb og kontrollere lagrene.

Vær i kontrol over alt det personale, der står under dit ansvar.

Kaptajn for kundeservice

Ansvarlig for lederen for den korrekte drift af de tjenester, der tilbydes af restauranten eller cafeteriet.

• Modtag kunden.
• Han ledsager ham til bordet.
• Få forslag.
• Afvis spisestuen.
• Kontroller, at alle gør deres job.
• Kontroller forsyningerne.
• Hjælp tjener om nødvendigt.

Han har ansvaret for at kontrollere personalet, oprette menuerne, overvåge den rationelle brug af råvarer og andre varer, kontrollere produktionen og kvaliteten af ​​skålene, bestemme arbejdstiden for de andre arbejdstagere, der er ansvarlig for ham.

General services manager

Han har ansvaret for at udvikle et årligt program til vedligeholdelse og forebyggelse af maskiner og udstyr.

Gør alle de nødvendige foranstaltninger for at opretholde og forbedre ejendommens arkitektoniske forhold.

Administration af basistjenester, understøttelse af de områder, der omfatter den, beskyttelse af ejendommens og beboernes sikkerhed, drift af sikkerheds- og hygiejnekommissionen.

Vedligeholdelseschef

• Du skal løse alle problemer på rekordtid, så produktionen ikke afbrydes.
• Du skal organisere og koordinere vedligeholdelsesarbejdsordrer for alt personale, der er ansvarligt for dig.
• Koordiner levering og modtagelse af det nødvendige materiale til udførelse af vedligeholdelsesarbejde.
• Kontroller rækkefølgen og kvaliteten af ​​det udførte arbejde.
• Tillad fjernelse af materialer, der er gemt på lageret.
• Om nødvendigt skal den give træning i udstyr, materialer og værktøjer, der findes i faciliteterne.

Sikkerhedschef

Det er ansvarligt for forebyggelse af erhvervsmæssige farer.

• Analyser mulige risikosituationer.
• Lav sikkerhedsplaner.
• Inspicér holdet.
• Overvågningssystemer.
• Sikrer kunder og medarbejderes sikkerhed.
• Forbered rapporter om alt, hvad der er blevet gjort og er sket.
• Parkeringskontrol.

Havechef

Har ansvaret for alt i forbindelse med haven og dens vedligeholdelse.

Administrativ leder

Dets funktion er at planlægge og lede den administrative ledelse af virksomheden.

• Administrer forhold til leverandører.
• Disciplinær kontrol af personale.
• Opret produktionsstrategier osv.

Leder af menneskelige ressourcer

Han er ansvarlig for alt, der er forbundet med kontrol med menneskelige ressourcer, og arbejder i direkte kontakt med General Management og andre ledere.

• Du skal opretholde et gunstigt arbejdsmiljø.
• Organiser HR-undersystemerne.
• Formidle konflikter mellem ansatte.
• Sikre velfærden i forholdet mellem medarbejdere og virksomheder.

Lagerchefen

Kontrollerer input og output for alle materialer, udstyr, produkter, værktøjer og generelt al ejendom, der ejes af virksomheden.

Det udfører også revisioner og varebeholdninger for den korrekte og effektive kontrol.

Regnskabsassistent

Hans arbejde er relateret til regnskabsopgaver, blandt nogle af hans mange funktioner, vi kan finde:

• Lagerstyring.
• Tjenester betaler.
• Selvangivelser.

Administrativ assistent

Dets vigtigste funktioner er:

• Behandling af korrespondance, modtagelse af dokumenter, besvarelse af opkald, besøg, arkivering af dokumenter, behandling af filer, opdatering af dagsordenen osv.

En anden ordning er: